Объема учетной работы и наличия технических средств учета. В этой связи на практике сложилось три основных типа организационной структуры бухгалтерии (рис. 5).

1. Линейная
2. По функциональному признаку
3. В разрезе структурных подразделений

Рис. 5. Варианты структуры бухгалтерии экономических субъектов

При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется на небольших предприятиях с численностью аппарата 7-9 человек .

При организации бухгалтерии по функциональному признаку выполняемых учетных работ создаются отделы (группы): по начислению оплаты труда; по учету материальных ценностей и т.д., возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов (групп), которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ . Данная структура бухгалтерии применяется на большинстве средних и части крупных предприятий.

Примерная структура бухгалтерии по функциональному признаку выполняемых учетных работ приведена на рис. 6.

1. Материальная группа, отвечающая за приобретение материальных ценностей, их поступление и расходование. В этой же группе, как правило, ведется учет основных средств
2. Группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за истолкованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда
3. Группа учета готовой продукции , где осуществляется учет готовой продукции на складах и ее реализация
4. Производственно-калькуляционная группа, где ведется учет затрат на производство, калькулируется себестоимость продукции , выявляются результаты внутризаводского хозрасчета, составляется отчетность о производстве
5. Общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности
6. Другие учетные группы, например группа капитального строительства, группа жилищно-коммунального хозяйства и т. д.

Рис. 6. Состав организационной структуры бухгалтерии по функциональному признаку

На крупных предприятиях, кроме перечисленных, обычно выделяют группы (отделы) учета тары, учета основных средств, расчетную группу, в которой ведется учет расчетов с дебиторами и кредиторами, сводно-аналитическую группу и др.

При организации бухгалтерии в разрезе структурных подразделений предприятия создаются бухгалтерии в каждом производственном цехе; в каждом вспомогательном и обслуживающем производствах. В этом случае назначаются старшие бухгалтера таких бухгалтерий , которые самостоятельно занимаются организацией учета в своем подразделения. Эта структура организации аппарата бухгалтерии применяется на особо крупных предприятиях и в производственных объединениях.

При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными подразделениями предприятия необходимо решить вопрос о централизации или децентрализации учета.

При централизованной форме организации учета учетный аппарат предприятия сосредоточен в центральной бухгалтерии , где осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений (цехов, отделов и т. д.). В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию хозяйственных операций .

При децентрализованной форме организации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям предприятия, где осуществляется синтетический и аналитический учет и составляются балансы и отчетности заводов, цехов или отделов. Центральная бухгалтерия в этом случае производит проверку цеховых балансов и отчетов, составляет сводный баланс и отчеты по предприятию, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях предприятия.

Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация учета допускается лишь на очень крупных предприятиях. В основном же предприятия применяют централизованную систему бухгалтерского учета . Однако на некоторых предприятиях применяют частичную децентрализацию учета, при которой в производственных подразделениях кроме составления первичных документов ведут аналитический учет по отдельным синтетическим счетам, осуществляют учет производственных затрат, исчисляют фактическую себестоимость изделий и т. п. Законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется.

Взаимоотношения бухгалтерии со структурными подразделениями

Работа аппарата бухгалтерии связана с деятельностью всех цехов и отделов предприятия, так как они поставляют все данные, необходимые для осуществления учета (табл. 1).

Таблица 1

Виды структурных подразделений предприятия, с которыми взаимодействует бухгалтерия

Структурное подразделение	Состав и наименование документов, представляемых подразделениями
Цехи	Документы по отдельным хозяйственным операциям (на выпуск продукции и т. д.), производственные отчеты по затратам и т, д., товарно-материальные отчеты и др.
Склады	Документы по движению товарно-материальных ценностей (поступления, отпуск, перемещения) и др.
Плановый финансовый) отдел	Утвержденные разработки плановых показателей по видам деятельности предприятия (смета расходов и доходов) и др.
Отдел труда и зарплаты	Положение об оплате труда и премировании отдельных категорий работающих, изменения ставок, окладов штаты и др.
Отдел кадров	Списки лиц (приказы) о зачислении (принятии) на работу, увольнении, отпуске, перемещении внутри предприятия и др.
Отдел главного механика	Документы на движение оборудования и его ремонт, о работе автотранспорта и др.

Бухгалтерия представляет систематическую информацию работе предприятия и отдельных его подразделений руководителям, главным специалистам предприятия, менеджерам и другим пользователям.

Планирование работы бухгалтерии

Для обеспечения рациональной организации работы бухгалтерии большое значение имеет система планирования, которая включает разработку и выполнение планов по отдельным видам учетных работ (рис. 7).

1. План документации
2. План (график) инвентаризации
3. План-график предоставления отчетности
4. План технического оформления
5. План организации труда работников бухгалтерии
6. Индивидуальные планы (графики) выполняемых учетных работ
7. Структурные и сводные планы (графики) выполняемых учетных работ
8. Сводные планы-графики

Рис. 7. Виды планов по отдельным учетным работам, выполняемым бухгалтерией

1. В плане документации указывается перечень документов для учета хозяйственных операций. При этом предприятия могут использовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно.

Все формы первичных учетных документов» как типовых» так и разработанных самостоятельно, составляются с соблюдением требований, предусмотренных Законом "О бухгалтерском учете".

Основой организации первичного учета на предприятиях является утвержденный руководителем график документооборота.

2. В плане (графике) инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. План инвентаризации составляют с учетом того, что бы проверка наличия ценностей способствовала достоверности показателей годового бухгалтерского баланса.

Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны материально ответственным лицам. Внеплановые инвентаризации необходимы для оперативного контроля за сохранностью ценностей, осуществляемой материально ответственными лицами организации,

3. В плане (графике) представления отчетности указываются: перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и др.) и фамилии работников, отвечающих за составление отчетности, с точным указанием выполняемых ими работ.

План отчетности, как правило, составляется для внешних пользователей и отдельно по отчетности, необходимой для Подразделений предприятия (внутренних пользователей).

4. В плане технического оформления учета дается детальная характеристика компьютерной формы бухгалтерского учета , которая будет использоваться в организации. При выборе формы учета необходимо руководствоваться рекомендациями и инструкциями по этому вопросу, учитывать конкретные условия работы организации, хорошо знать преимущества и недостатки предлагаемых на рынке разработчиками компьютерных программ по ведению бухгалтерского учета.

Значительное место в плане технического оформления учета должно быть уделено автоматизации первичного учета. Для этого необходимо предусмотреть применение различного рода средств автоматизации измерения и счета: шрифт-кодов, считывающих устройств, счетчиков (газовых, электрических) и т. п.

5. В плане организации трудя работников бухгалтерии определяется структура аппарата бухгалтерии и ее штат, выдается должностная инструкция и перечень выполняемых учетных работ каждому работнику, намечаются мероприятия по повышению их квалификации.

6. В индивидуальных, планах-графиках указывается, какие работы должны выполняться каждым работником и срок их выполнения. Они регламентируют занятость работника внутри рабочего дня и на более длительные периоды (месяц, квартал и т. д.).

7. В структурных графиках указывается, какие работы и в какой срок должны выполняться отдельными структурными частями бухгалтерии (группами, отделами), подразделениями (цехом, складом и т. п.).

8. В сводных планах-графиках указываются сроки составления бухгалтерской (финансовой), налоговой и статистической отчетности по предприятию в целом. Ответственность за его выполнение несет главный бухгалтер предприятия. Сводные планы-графики учетных работ составляются в виде таблиц, причем в таблицах предусматриваются отметки о сроках выполнения запланированных работ. В планах-графиках представления форм бухгалтерской (финансовой), налоговой и статистической отчетности указываются: перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и т. д.) и фамилии работников, отвечающих за составление отчетности, с точными указанием выполняемых ими работ. По такой же форме необходимо составлять планы (графики) внутренней отчетности, представляемой руководством и менеджментом структурных подразделений организаций.

Полковский А.Л.. Бухгалтерское дело. 2014

Кабкова Е.

Бухгалтерия - самостоятельная структурная единица организации, которая не входит в состав другого организационного подразделения. Главный бухгалтер возглавляет бухгалтерию , обеспечивает правильность постановки учета, его достоверность, осуществляет контроль за сохранностью, рациональным и экономным использованием всех средств предприятия .

Структура аппарата бухгалтерии зависит от содержания и объема учетной работы.

Бухгалтерия крупных предприятий подразделяется на ряд отделов. Данная структура бухгалтерского аппарата применяется на большинстве средних, а иногда и крупных, предприятий и называется вертикальной.

1. Расчетный отдел бухгалтерии ведет расчеты с рабочими и служащими по оплате труда и социальному страхованию , расчеты с финансовыми органами, банками и депонентами, составляет отчетность по труду и заработной плате.
2. Материальный отдел занимается учетом расчетов с поставщиками , учитывает движение основных средств , материалов, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Проверяет правильность ведения складского учета материальных ценностей, составляет отчет о наличии и движении материальных и других имущественных ценностей.
3. Производственно-калькуляционный отдел осуществляет учет издержек производства , исчисляет себестоимость продукции , составляет отчетность о выполнении плана по выпуску продукции и ее себестоимости. Функцией является общее руководство и контроль за наличием, движением и сохранностью полуфабрикатов собственного и незавершенного производства.
4. Отдел по учету сбытовых операций учитывает наличие и движение готовых изделий на складах. В этом отделе ведется учет готовой продукции , ее реализации. Отдел ведет учет расчетов с покупателями , осуществляет контроль за правильностью и своевременностью поступления платежей от них.
5. Отдел расчетных и валютных операций занимается учетом банковских и валютных операций. На этот отдел при отсутствии финансовой службы возлагается функция организации финансовой работы.
6. Общий отдел бухгалтерии предприятия составляет сводные и обобщающие документы, организует бухгалтерский архив.

Линейная структура - структура, при которой все работники аппарата бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

Комбинированная система организации аппарата бухгалтерии возможна на крупных предприятиях. При этой системе в составе бухгалтерии выделяются службы, занятые выполнением замкнутого цикла работ (по видам производств). В этих случаях права главного бухгалтера будут передаваться его заместителям в пределах их полномочий.

В условиях комплексной механизации и автоматизации учета на базе ЭВМ создаются вычислительные центры (ВЦ). Они обслуживают отдельные крупные предприятия, группы предприятий, организаций. Большое распространение получают информационно-вычислительные центры (ИВЦ). Они обрабатывают всю экономическую информацию предприятий данного района (региона). Центры оснащены современными ЭВМ и осуществляют обработку бухгалтерской информации и планово-нормативные технические расчеты.

Автоматизация рабочего места - важный резерв, при котором повышается возможность использования информации в управлении предприятием.

Кабкова Е.. Бухгалтерский учет. 2004

Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность специализированных функциональных служб и производственных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс: движение потоков информации, принятие управленческих решений, в котором участвует весь персонал. Структура необходима для того, чтобы все протекающие в организации процессы осуществлялись своевременно и качественно.

Ключевыми понятиями структуры управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами структуры управления могут быть как отдельные работники, так и службы, в которых заняты специалисты, выполняющие свои функциональные обязанности. Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые подразделяют на вертикальные и горизонтальные (линейные и функциональные).

Под учетной службой понимается структурная единица организации, выполняющая функции сбора, обработки и группировки информации в виде сводных бухгалтерских документов, внесения записей на счета бухгалтерского учета .

Структура бухгалтерской службы зависит от вида деятельности, размеров организации и т. д.

Бухгалтерская служба является наиболее организованной частью информационного обеспечения управленческих решений. Это единственный источник поставки документально обоснованной и системно обеспеченной экономической информации о фактическом наличии и использовании имущества и ресурсов организации, хозяйственных процессах и результатах деятельности, долговых обязательствах, расчетах и претензиях.

Учетная информация позволяет реализовать следующие функции управления.

1. Планирование. Бухгалтерская служба участвует: в разработке перспективных планов организации при планировании выпуска новой продукции и освоении новых рынков сбыта; определении ценовой политики с целью получения прибыли при наименьших издержках производства; установлении инвестиционной, финансовой политики; составлении краткосрочных планов и обеспечении их взаимосвязи в работе отдельных центров ответственности (производственных участков); предоставлении управляющим достоверной информации о финансовом положении организации.

2. Контроль. Бухгалтерская служба предоставляет информацию о достигнутых результатах на основе сравнительного анализа фактических и запланированных показателей.

3. Оценка. Формируемая на основе бухгалтерских данных финансовая отчетность позволяет понять, были ли решены поставленные задачи и достигнуты намеченные цели. Помимо этого, бухгалтерский учет выступает важнейшим инструментом контроля за сохранностью собственности организации, не только свидетельствуя о недостатках в работе и неэффективном использовании его трудовых, материально-технических, финансовых ресурсов, но и способствуя пресечению этих негативных явлений благодаря рациональной организации учетной работы.

Переход на международные стандарты учета, осуществляемый Российской Федерацией, предполагает расширение функций и полномочий бухгалтерской службы, ее выход на новый качественный уровень и переход от учетной регистрации фактов хозяйственной жизни к всестороннему управлению производством.

4.2. Организационная структура бухгалтерской службы

Организационная структура бухгалтерской службы зависит прежде всего от организационной структуры самой организации, поскольку в состав могут входить филиалы, представительства, обособленные подразделения.

Гражданским законодательством ст. 55 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) регулируются понятия представительств и филиалов юридического лица:

Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенного вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту;

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительств.

Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом, создавшим их юридическим лицом, и действуют на основании утвержденных положений, т. е. в рамках, строго ограниченных головной организацией, и только в интересах всего юридического лица.

При наличии у организации обособленных подразделений должно быть принято решение относительно уровня централизации учетных работ. Это должно быть отражено как одна из составных частей организационного аспекта учетной политики:

При централизованной форме (рис. 4.1) вся учетная работа проводится в центральной бухгалтерии, т. е. подразделения не составляют не только внутренние балансы, но и бухгалтерские регистры, а в установленные графиком сроки документооборота сгруппированные первичные документы передаются в центральную бухгалтерию;

Рис. 4 .1. Схема централизованной организации учета

Рис. 4 .2. Схема децентрализованной организации учета

При децентрализованной форме (рис. 4.2) в подразделениях создаются собственные учетные службы (отделы бухгалтерского учета), которые ведут бухгалтерские регистры и составляют обособленные балансы данных подразделений.

Численность бухгалтерского аппарата и организационная структура бухгалтерии зависят от условий организации и технологии производства, объема учетной работы, форм учета. Предполагаются три типа организации работы бухгалтерского аппарата: линейная (иерархическая); по вертикали (линейно-штабная); комбинированная (функциональная).

При линейной организации бухгалтерского аппарата все работники бухгалтерии подчиняются главному бухгалтеру. При децентрализованном учете организационная схема совпадает со схемой, представленной на рис. 4.2. При централизованном учете линейная организация бухгалтерской службы подразумевает создание структурных подразделений для обработки данных в этих подразделениях (рис. 4.3).

Рис. 4 .3. Схема линейной организации бухгалтерского аппарата

При организации работы по вертикали (рис. 4.4) учет ведется в разрезе промежуточных звеньев (отделов, групп, бюро), которые возглавляют старшие бухгалтеры, подотчетные главному

Рис. 4.4. Схема организации бухгалтерского учета по вертикали

бухгалтеру. В самих бухгалтерских службах могут выделяться следующие группы по участкам учетной работы:

Материальная, ведущая учет по МПЗ, их поступлению и выбытию, хранению и использованию;

Расчетов по оплате труда, осуществляющая учет расчетов с работниками, бюджетом, с государственными внебюджетными фондами и т. п.;

Производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат, осуществляет калькулирование себестоимости продукции и готовит производственный отчет;

Учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализацию;

Общая, ведущая учет по остальным операциям. Вертикальная организация работ бухгалтерии применяется

на средних и крупных предприятиях. На крупных предприятиях также могут выделяться группы учета по основным средствам, денежным средствам, расчетам с поставщиками и подрядчиками.

При комбинированной организации структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы, кроме того, в ее структуру могут быть включены секторы внутреннего аудита, управленческого и налогового учета (рис. 4.5) или по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности (рис. 4.6).

Рис. 4.5. Схема комбинированной организации бухгалтерского учета по участкам учетной работы

Рис. 4.6. Схема комбинированной организации бухгалтерского учета по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности

4.3. Статус бухгалтерской службы

Правовой статус бухгалтерской службы регулируется действующим законодательством, нормативными документами, организационно-правовой формой и общей структурой управления организацией.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, а также за соблюдение действующего законодательства при выполнении фактов хозяйственной жизни несет ее руководитель. Он обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное соблюдение всеми подразделениями и службами, работниками, имеющими отношение к учету, порядка формирования и представления учетных документов для отражения в учете содержащихся в них данных.

Основу построения процесса учета в хозяйствующем субъекте любой формы собственности составляет организация работы учетного персонала.

Бухгалтерский учет в зависимости от объема учетной работы может осуществляться по следующим вариантам:

Бухгалтерская служба как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

Штатная должность бухгалтера;

Передача на договорных началах ведения бухгалтерского учета специализированной организации;

Ведение бухгалтерского учета самим руководителем организации.

В последнее время большая часть организаций стремится систематизировать работу своих финансовых служб, вводя внутренние стандарты бухгалтерского учета. При стандартизации учета в организации разрабатываются Положение о бухгалтерии, должностные инструкции для работников бухгалтерии и др.

Положение о бухгалтерии представляет собой локальный нормативный акт, определяющий порядок организации бухгалтерской службы, права и обязанности счетных работников. Данный документ относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации; его форма имеет четко установленную структуру.

1. Общие положения

2. Цели и задачи

3. Функции

4. Права и обязанности главного бухгалтера (его заместителей)

5. Взаимоотношения, служебные связи

6. Организация работ

Первый раздел «Общие положения» включает определение бухгалтерского учета, указание выбранной формы ведения учета, численность и штат бухгалтерии, наименования законодательно-нормативных актов, которыми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности.

Во втором разделе «Цели и задачи» излагаются цели и задачи осуществления бухгалтерского учета на предприятии.

В третьем разделе «Функции» раскрываются предположительно возлагаемые на бухгалтерскую службу по ведению бухгалтерского учета функции: организационная, методологическая, аналитическая, учетная, контрольная, расчетная, отчетная, исполнительская, архивная. На основании перечисленных функций разрабатываются должностные инструкции работников бухгалтерии.

Четвертый раздел «Права и обязанности главного бухгалтера (его заместителей)» включает должностную инструкцию главного бухгалтера (его заместителей), составленную на основе Федерального закона «О бухгалтерском учете», Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и Положения о главных бухгалтерах (действующее с 1980 г.).

В пятом разделе «Взаимоотношения, служебные связи» указываются службы, с которыми бухгалтерия взаимодействует:

Все структурные подразделения – по вопросам бухгалтерского учета;

Юридическая служба – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

Кадровая служба – по вопросам подбора кадров для бухгалтерии, расчета заработной платы персонала в соответствии с приказами о зачислении (принятии) на работу, увольнении, отпуске, перемещении в организации и т. д.;

Секретариат – по вопросам, связанным с предоставлением справок, сведений, сводок по запросам руководства, а также с представлением отчетов о результатах финансово-хозяйственной деятельности.

В этом же разделе отражаются внешние связи:

С налоговыми, статистическими и социальными органами – представление соответствующей отчетности;

С банковскими структурами – осуществление расчетов с помощью документов, оформляемых в бухгалтерии.

Шестой раздел «Организация работ» включает правила внутреннего распорядка работы бухгалтерии. В тех случаях, когда организация попадает в число субъектов, подлежащих обязательному аудиту, в данный раздел вносится соответствующая информация.

Таким образом, Положение о бухгалтерии – многопрофильный документ, четко регламентирующий порядок ее работы. От тщательности и детализации его разработки зависит эффективность системы бухгалтерского учета в организации.

Положение о бухгалтерии составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. Логическим продолжением Положения о бухгалтерии являются должностные инструкции работников бухгалтерии, которые составляются для каждого работника бухгалтерии. В них определяют конкретные операции по учетной работе. Благодаря разграничению прав и обязанностей учетного персонала каждое должностное лицо может планировать свою деятельность в пределах возложенных на него обязанностей, избегая дублирования в выполнении трудовых функций.

Основу должностных инструкций сотрудников бухгалтерии должны составлять квалификационные характеристики, которые предусмотрены постановлением Минтруда России от 6 июня 1996 г. № 32.

Должностные инструкции – внутренний документ организации, определяющий организационно-правовое положение работника, поэтому необходимо, чтобы они отражали весь круг его служебных обязанностей, полномочий и ответственности.

Должностная инструкция может включать следующие разделы.

1. Общие положения

2. Функции работника

3. Права и обязанности

4. Ответственность

5. Заключительные положения

Должностные инструкции сотрудников бухгалтерской службы разрабатывает главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. Утвержденная должностная инструкция должна доводиться в обязательном порядке до сведения работника, занимающего соответствующую должность.

4.4. Статус, права и обязанности главного бухгалтера

Возглавляет бухгалтерскую службу организации главный бухгалтер, который по характеру своей деятельности и совокупности выполняемых работ относится к категории функциональных руководителей. Основная задача главного бухгалтера заключается в том, чтобы организовать руководство процессом функционирования и развития системы бухгалтерского учета в структуре управления организации.

Круг обязанностей главного бухгалтера устанавливается нормативными правовыми актами, трудовым договором, а также должностной инструкцией.

Одним из основных нормативных актов, регламентирующих деятельность главного бухгалтера, является Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Статьей 7 данного Закона установлено, что главный бухгалтер:

Назначается или освобождается от должности руководителем и подчиняется непосредственно ему;

Несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности;

Обеспечивает соответствие осуществляемых фактов хозяйственной жизни законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств;

Подписывает совместно с руководителем организации документы, служащие основанием для приемки и выдачи материальных ценностей и денежных средств, расчетных, кредитных и финансовых обязательств. Эти документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и к исполнению не принимаются.

Главному бухгалтеру в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по поводу осуществления отдельных фактов хозяйственной деятельности документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который и несет ответственность за совершение подобных операций.

Руководитель бухгалтерии обеспечивает сохранность бухгалтерских документов, их оформление и передачу в установленном порядке в архив. С руководителем бухгалтерии согласовываются назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц. На малых предприятиях главный бухгалтер может выполнять обязанности кассира.

Для выполнения своих функций главный бухгалтер наделен широкими правами. Он устанавливает требования к оформлению операций с первичными документами и представлению в бухгалтерию необходимых для учета и контроля документации сведений. Требования (распоряжения) главного бухгалтера обязательны для всех работников организации. В случае невыполнения или нарушения этих требований (распоряжений) виновные лица могут быть привлечены к ответственности.

Что касается обязанностей главного бухгалтера, то он, осуществляя организацию бухгалтерского учета на основе установленных правил его ведения, должен обеспечить:

1) широкое использование современных средств механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета;

2) полный учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, а также своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением;

3) достоверный учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения строительно-монтажных и других работ, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ и услуг;

4) точный учет результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации в соответствии с установленными правилами;

5) правильное начисление и своевременное перечисление платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование; погашение в установленные сроки задолженности банкам по ссудам; отчисление средств в фонды и резервы;

6) участие в работе юридических служб по оформлению материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей и контроль за передачей в надлежащих случаях этих материалов в судебные и следственные органы, а при отсутствии юридических служб – непосредственное осуществление этих функций;

7) проверку организации бухгалтерского учета и отчетности в производственных (структурных) единицах, производствах и хозяйствах, выделенных на отдельный баланс, своевременный инструктаж работников по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа;

8) составление достоверной бухгалтерской отчетности на основе первичных документов и бухгалтерских записей, ее представление в установленные сроки соответствующим органам;

9) осуществление (совместно с другими подразделениями и службами) экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, предупреждения потерь и непроизводительных расходов;

10) активное участие работников бухгалтерского учета в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение государственной дисциплины и укрепление хозяйственного расчета;

11) своевременное проведение совместно с другими подразделениями и службами в производственных (структурных) единицах, а также в производствах и хозяйствах, выделенных на отдельный баланс, ревизий и подготовку предложений по улучшению их работы;

12) сохранность бухгалтерских документов, их оформление и передачу в установленном порядке в архив.

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан контролировать:

а) соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей;

б) правильность расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины;

в) соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств;

г) взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины;

д) законность списания недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

Главный бухгалтер обязан активно участвовать в подготовке мероприятий, предупреждающих образование недостач и незаконное расходование денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушение финансового и хозяйственного законодательства.

Главный бухгалтер разрабатывает должностные инструкции для подчиненных ему работников, чтобы определить круг их обязанностей.

Подразделения и службы организации:

а) несут полную ответственность за законность совершаемых операций и правильность их оформления;

б) обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы – приказы, распоряжения, а также договоры, соглашения, сметы, нормативы и другие материалы.

За несвоевременное, недоброкачественное оформление и составление этих документов, задержку их передачи для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, недостоверность содержащихся в документах данных, а также за составление документов, отражающих незаконные операции, ответственность несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы. Списки должностных лиц, на которых возлагается обязанность составления первичных документов и которым предоставляется право их подписи, согласовываются с главным бухгалтером.

Назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др.) проводится по согласованию с главным бухгалтером.

Договоры и соглашения, заключаемые организацией на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, на вьшолнение работ и оказание услуг, а также приказы и распоряжения об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате и о премировании предварительно рассматриваются и визируются главным бухгалтером.

Главный бухгалтер имеет право:

1) требовать от руководителей отделов, в необходимых случаях – и от руководителя организации принятия мер к усилению сохранности собственности организации, обеспечению правильного ведения бухгалтерского учета и контроля, в частности:

Пересмотра завышенных и устаревших норм расхода материалов, затрат труда и других норм;

Улучшения складского хозяйства, надлежащей организации приемки и хранения материалов и других ценностей, повышения обоснованности отпуска этих ценностей для нужд производства, обслуживания и управления;

Проведения мероприятий по улучшению контроля за правильностью применения норм и нормативов, организации правильного первичного учета продукции, организации количественного (натурального) учета использования материалов и т. п.;

2) проверки в структурных подразделениях фирмы соблюдения установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

3) подготовки предложений о снижении размеров премий или лишении премий работников, не обеспечивающих выполнение установленных правил оформления первичной документации, ведение первичного учета и других требований к организации учета и контроля.

Главный бухгалтер несет ответственность в случаях:

1) неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились запущенность в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

2) принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат установленному порядку приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

3) несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

4) нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

5) составления недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии;

6) других нарушений положений и инструкций по организации бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер несет наравне с руководителем предприятия ответственность:

а) за нарушение правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

б) за нарушение сроков представления месячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.

Дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность главных бухгалтеров определяется в соответствии с действующим законодательством.

Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) содержит ряд норм, затрагивающих профессиональную деятельность главного бухгалтера. В соответствии со ст. 75 ТК РФ при смене собственника имущества организации новый собственник не позднее трех месяцев со дня возникновения у него права собственности имеет право расторгнуть трудовой договор с главным бухгалтером.

Пунктом 9 ст. 81 ТК РФ предусмотрена возможность расторгнуть трудовой договор с главным бухгалтером в случае принятия им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации.

В соответствии с рядом статей Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – Ко А? РФ) главного бухгалтера могут оштрафовать за многие нарушения, в том числе:

За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1) – от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ);

За нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда – от 5 до 10 МРОТ; а за ведение деятельности без постановки на учет в этих органах (ст. 15.3) – от 20 до 30 МРОТ;

За нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст. 15.4) – от 10 до 20 МРОТ;

За нарушение сроков представления налоговой декларации (ст. 15.5) – от 3 до 5 МРОТ;

За нарушение порядка представления статистической информации (ст. 13.19) – от 30 до 50 МРОТ;

За непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст. 15.6), – от 3 до 5 МРОТ;

За грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 % (ст. 15.11), – от 20 до 30 МРОТ;

За несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям, нарушение установленных сроков хранения учетных и отчетных документов (ст. 15.25) – от 50 до 100 МРОТ.

Все эти правовые последствия нарушений законодательства непосредственно связаны с Налоговым кодексом (далее – НК РФ).

При привлечении главного бухгалтера к уголовной ответственности на него могут быть наложены санкции, предусмотренные Уголовным кодексом Российской Федерации:

Лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;

Обязательные работы, заключающиеся в выполнении осужденным в свободное от основной работы время неоплачиваемых общественно полезных работ, вид которых определяется органами местного самоуправления;

Исправительные работы, отбываемые по месту работы осужденного;

Конфискация имущества;

Ограничение свободы, заключающееся в содержании осужденного в специальном учреждении без изоляции от общества в условиях осуществления за ним надзора;

Арест, т. е. содержание осужденного в условиях строгой изоляции от общества;

Лишение свободы.

Таким образом, на главного бухгалтера возложена особая роль как на руководителя бухгалтерской службы и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Ключевые слова

Бухгалтерская служба

Внутренние стандарты ведения бухгалтерского учета

Главный бухгалтер

Должностные инструкции

Организация работы бухгалтерской службы

Положение о бухгалтерии

Структура управления

Контрольные вопросы и задания

1. Охарактеризуйте роль бухгалтерской службы в структуре управления организацией.

2. Какие функции управления позволяет реализовать учетная информация?

3. Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета согласно действующему законодательству?

4. Назовите типы организации работы бухгалтерской службы.

5. Какие существуют формы организации и ведения бухгалтерского учета?

6. Какие документы разрабатываются в организации при стандартизации ведения бухгалтерского учета и какие основные разделы они в себя включают?

7. Перечислите права и обязанности главного бухгалтера.

ГЛАВА 1

Бухгалтерия, как структурное подразделение аппарата управления предприятием.

В подчинении у руководителя имеется орган управления – своеобразный штаб. Его особенностью является то, что он создается для помощи руководителю в сборе первичной информации, ее систематизации, переработки, выработки команд по управлению и контроле за их передачей и получением.

Перед руководителем всегда стоит проблема численности этого штаба, распределение функций между его работниками и научной организации их труда. Основное требование к аппарату управления вытекает из кибернетического закона необходимого разнообразия, названного так английским кибернетиком У. Россом Этби. Сущность этого закона состоит в том, что разнообразию управляемой системы должно соответствовать разнообразие управляющей системы (управляющего органа или устройства). Иначе говоря, количество поступающей информации должно соответствовать возможностям данного органа ее ассимилировать . Успешно справиться с разнообразием в управляемой системе может только такое управляющее устройство, которое само обладает достаточным разнообразием.

Орган управления должен строиться так, что бы он был способен полностью охватить процесс производства и надежно воздействовать на его ход.

Весьма важные функции в управлении производством выполняет бухгалтерская служба или, как ее сейчас называют, финансовый отдел. От своевременности, полноты и достоверности экономической информации, которой она обеспечивает руководителей организации (предприятия) во многом зависит успешность оперативного руководства организацией. Бухгалтерский учет служит важнейшим инструментом контроля за хозяйственной деятельностью, способствует получению прибыли, правильному использованию денежных, материальных и трудовых ресурсов.

Поэтому бухгалтера с полным основанием можно назвать "правой рукой" директора, его первым помощником.

Являясь составной частью управленческого аппарата, бухгалтерия тесно связана со всеми службами, отделами и производственными подразделениями предприятия, получая от них необходимую для учета и контроля документацию и снабжая их экономической информации о результатах работы. Таким образом, она оказывает непосредственное влияние на ход производства, снабжения и сбыта продукции, на рентабельность и другие экономические показатели.

Возрастание масштабов экономической деятельности, усложнение связей внутри нее требуют значительно увеличить численность работников бухгалтерии. Так, в начале 90-х годов, в связи с начатыми экономическими преобразованиями резко возросла потребность в бухгалтерах.

В соответствии с Федеральным Законом от 21.11.96 г. № 000- ФЗ « О бухгалтерском учете « ст. 6 руководители организаций могут в зависимости от обьема учетной работы:

а) учредить бухгалтерскую службу, как структурное подразделение, возглавляемое

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение б\ у централизованной бухгалтерии,

специализированной организации или бухгалтеру специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично.

Разработав учетную политику организации, утвердив ее, руководитель должен определить структуру аппарата управления и штат бухгалтерии, дается должная характеристика каждому работнику, намечаются мероприятия по повышению их квалификации, составляются графики учетных работ.

При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями организации необходимо решить вопрос о централизации или децентрализации учета.

При централизации учета учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии и в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных цехов, подразделений, отделов организации и т. д. В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию хозяйственных операций.

При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделением организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет, и составляются балансы и отчетность заводов, цехов или отделов. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку цеховых балансов и отчетов составляет сводный баланс и отчеты по организации, а так же осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных частях организации.

("1") Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета. Поэтому децентрализация учета допускается лишь в очень крупных организациях. В основной же части организации применяют централизованную систему бухгалтерского учета.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличие технических средств учета.

В настоящее время сложилось три основных типа организации структуры бухгалтерий: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях с численностью аппарата до 7-9 человек.

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы, бюро, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих бюро, отделов, секторов, групп, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ .

Данная структура бухгалтерии применяется в большинстве средних и части крупных организаций.

В средних организациях в состав бухгалтерии входят, как правило, следующие группы (отделы, бюро, секторы):

материальная группа, отвечающая за учет приобретения материальных ценностей, их поступления и расходования.

В этой же группе, как правило, ведется учет основных средств, МБП.

группа учета оплаты труда , осуществляющая учет труда рабочих, исчисление заработной платы работниками, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, и другими ведомствами , связанными с оплатой труда; производственно-калькуляционная группа, где ведется учет затрат на производство , калькулируется себестоимость продукции, выявляются результаты внутризаводского хозрасчета, составляется отчетность о производстве; группа учета готовой продукции , где осуществляется учет готовой продукции на складах и ее реализации; общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и главную книгу , составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства .

В крупных организациях, кроме перечисленных, обычно выделяют группы (отделы) учета тары, основных средств, расчетную группу, работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с организациями и лицами, группу подготовки и машинной обработки информации , сводно-аналитическую группу и т. д.

Общая схема бухгалтерского аппарата средних и крупных организаций представлена на рис.1.

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, зависящих от характера, состава и объема учетных работ на предприятии.

Основным назначением графиков учетных работ является распределение работ между исполнителями, определение времени выполнения работы, намечаются мероприятия по научной организации труда счетных работников. Графики бывают индивидуальные, структурные и сводные.

Рис. №1

Главный бухгалтер

Заместитель главного бухгалтера

("2") Касса бухгалтерия

ОКСа ЖКО

Группа (отделы, секторы)

В индивидуальных графиках (календарных планах) указывается, какие работы должны выполняться каждым работником и срок их выполнения. Графиком регламентируется занятость работника и внутри рабочего дня, и на более длительные периоды (месяц, квартал и т. д.)

В структурных графиках указывается, какие работы и в какой срок должны выполняться отдельными структурными частями бухгалтерии или организации (расчетной группы бухгалтерии, складом, цехом и т. п.)

В сводном графике указываются сроки выполнения отдельных учетных работ (составление отчетности, проведение инвентаризации и т. д.) по организации в целом. В нем в обобщенном виде отражается весь учетный процесс, и ответственность за его выполнение лежит на главном бухгалтере или старшем бухгалтере организации. Графики учетных работ составляются в виде таблиц, причем в таблицах предусматриваются отметки о сроках выполнения запланированных работ

Пример составления графика запланированных работ представлен в виде таблицы № 1.

Пример графика документооборота по предприятию, учреждению

Утверждено приказом № от " " 200 г.

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Наименование документа

Кол-во экземп.

Ответств. За выписку

Ответств. за оформлен.

Ответств. за исполнен.

Срок исполне ния

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представл

Срок исполне ния

Кто исполня ет

Срок исполне ния

Кто исполня ет

Срок исполне ния

тре бование

ОМТС бух-рия

Ежедневно (до…час)

При отчете

ежедневно

бухгалтерия

ежедневно

Бухгалтерия

По истечении квартала

2- экз цех

При реестре

("3") Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей.

Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а так же при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

При оборудовании кассы нужно руководствоваться "Едиными требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий". Приложение к "Порядку введения кассовых операций в РФ". Коротко осветим их.

Помещение кассы, независимо от разрешенного остатка хранения денежных средств и размещения материальных ценностей в них относятся к объектам и помещениям группы "А", оборудуемых по высшей категории укрепленности.

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

быть изолированными от других служебных и подсобных помещений; располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий, в двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах, в одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями; оборудоваться специальным окошком для выдачи денег; иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей; располагать исправным огнетушителем ; закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы.

Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством. [ I (4)]

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главных бухгалтеров, кассиров.

1.2. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера

Полномочия главного бухгалтера широки, но не безграничны. Бремя ответственности лежит на плечах первого лица руководителя организации. Руководитель, как определено Федеральным Законом от 01.01.01 г. 3 "О бухгалтерском учете", несет ответственность за организацию бухгалтерского учета, а так же за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций. В сфере ответственности главного бухгалтера – формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности . Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случаях:

неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились ошибки в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности; принятие к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность ; несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами; ("4") нарушение порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей и других потерь, за несвоевременное взыскание денежных начетов с виновных лиц; составление недостоверной бухгалтерской отчетности, за нарушение сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

С главным бухгалтером целесообразно согласовывать назначения, увольнения и перемещения материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др).

В организациях, с небольшой численностью работающих и не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации.

Должностной оклад главному бухгалтеру устанавливается, как правило, на уровне заместителя руководителя организации.

Следует отметить, что на практике нередко случается так, что руководитель организации и главный бухгалтер по-разному оценивают ту или иную хозяйственную операцию. Приоритет в этом случае остается за руководителем организации, а главному бухгалтеру следует лишь принять к исполнению документы по таким операциям. Напомним, что руководитель организации полностью несет ответственность за возможные негативные последствия таких действий.

Оригиналы распоряжений могут пригодиться, если возникнет конфликтная ситуация, либо претензии со стороны администрации организации. Сохранять эти документы рекомендуется вплоть до увольнения и передачи дел другому бухгалтеру.

Если должность главного бухгалтера введена в штат организации, его назначает и освобождает от должности руководящий орган, как правило, руководитель организации.

Трудовые отношения бухгалтеров, как и всех других работников, с представителями администрации регулируются кодексом законов о труде РФ.

Прием и сдача дел главным бухгалтером производится на основании приказа руководителя организации. В приказе указывается лицо, которому предстоит принять дела, и срок приема-сдачи дел бухгалтерии. Этот срок не должен превышать семи дней – для централизованных бухгалтерий и крупных бюджетных учреждений , пяти дней – для промышленных предприятий и крупных коммерческих организаций .

Прием и сдача дел главными бухгалтерами соответствующим приемо-сдаточным актом. Акт составляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Перед приемом и сдачей дел проверяется состояние кассы. Результатом проверки должен стать отдельный акт проверки кассы, который подписывает как сдающий, так и принимающий дела бухгалтерии, а так же кассир и представитель администрации. Этот акт прилагается к акту приема-сдачи дел бухгалтерии. После этого главный бухгалтер, сдающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. А вновь назначенный получает право подписи платежных поручений , чеков и других банковских и финансовых документов.

В дальнейшем главный бухгалтер, принимающий дела, не только ведет проверку состояния финансовой работы, учета и отчетности, но и руководит текущей работой бухгалтерии. Передача дел бухгалтерии производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса.

При приеме и сдаче дел производится полная проверка состояния материального и денежного учета, расчетных статей баланса, а так же отчетности организации.

При проверке финансового соглашения, постановке учета и отчетности, и составление приемо-сдаточного акта используются:

периодические и годовые бухгалтерские отчеты и балансы, а так же решения руководящего органа (общего собрания акционеров) или головной организации по этим отчетам; выписки из счетов в банке, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера; финансовые планы, сметы, расписания, титульные списки; регистры синтетического и аналитического учета (книги, оборотные ведомости , карточки); ("5") акты снятия натурных остатков, сличительные ведомости, протоколы инвентаризационной комиссии; акты ревизий и обследований и др.

Цель составления акта – проиллюстрировать состояние дел на момент приема-сдачи. Акт должен отражать:

состояние первичной документации учета, отчетности и, прежде всего, материального и денежного учета. Мероприятия необходимые для улучшения организации учета и финансового контроля.

Проверка финансового состояния организации может продолжаться довольно долго. Кроме того, принимающий дела главный бухгалтер ведет текущие дела, и объем работы для него в этот период увеличивается многократно. Это может негативно сказаться на результатах работы организации в целом. В качестве альтернативы можно пригласить для проведения анализа финансового состояния организации при передаче дел аудиторскую фирму , которая представит отчет о состоянии учета и отчетности в организации, на основе которого будет составлен приемо-сдаточный акт по передаче дел бухгалтерии.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах. Первый остается в бухгалтерии, второй – у передающего дела.

Акт приема-сдачи дел бухгалтерии состоит из двух частей – общей (вводной) и основной. В общей указывается общая организационная и методологическая характеристика бухгалтерского учета.

Основная часть акта состоит из перечня передаваемых бухгалтерских и первичных документов, а так же архива с указанием, за какой период эти документы составлены.

Акт должен быть документально обоснован, однако не следует производить прием-сдачу ревизионными методами. Если в процессе приема дел обнаруживаются факты злоупотреблений, лицо, принимающее дела бухгалтерии, вправе потребовать от администрации назначения документальной ревизии (аудита).

Если у администрации организации есть к уходящему бухгалтеру вопросы или претензии, ему нужно предложить внести исправления в учете, либо привлечь в установленном законодательством порядке к дисциплинарной, материальной или уголовной ответственности .

1.3.Аттестация профессиональных бухгалтеров.

В марте 2001 года исполнилось 3 года с момента появления в российском бухгалтерском учете понятия « аттестованный профессиональный бухгалтер ». Почему

Вообще перед российскими бухгалтерами возникла эта проблема: получать или не получать аттестат профессионального бухгалтера?

Дело в том, что в марте 1998 года вышло Постановление Правительства РФ № 000 , утвердившее Программу реформирования бухучета в соответствии с мировыми стандартами. Помимо всего прочего, эта Программа предусматривает возможность аттестации бухгалтеров. Вслед за этим Институт профессиональных бухгалтеров России (ИПБ) выпустил Положение о подготовке и аттестации профессиональных бухгалтеров, среди множества пунктов которого есть один настораживающий: ИПБ рекомендует фирмам, подлежащим обязательному аудиту , на должность главного бухгалтера назначать аттестованного специалиста. Поскольку это была всего лишь рекомендация, да и сам ИПБ является по сути общественной организацией, начавшийся было переполох в бухгалтерской среде быстро закончился.

Новые вопросы возникли в начале 2000 года после выхода приказа Минфина России № 4н. В утвержденной им новой форме баланса появилась строка о номере аттестата профессионального бухгалтера. Увидев ее многие занервничали. Как оказалось, не зря: некоторые налоговые инспекции отказались принимать отчетность у неаттестованных бухгалтеров. Страсти утихли после того как по каналам МНС России прошло разъяснение: отчетность принимать.

Таким образом, аттестация была и остается добровольной. Идея перевести ее в разряд обязательной, несмотря на усилия ИПБ, пока не находит поддержки. Тем не менее, по данным того же ИПБ, по состоянию на 26 февраля 2001 года в России насчитывалосьпрофессиональных бухгалтера, что немало. Их подготовку осуществляют около 300 учебно-методических центров (УМЦ), функционирующих практически во всех регионах страны.

Главный смысл аттестации заключается в том, что в новых рыночных условиях бухгалтер уже не может быть просто счетоводом - он должен быть профессионалом, выполнять функции аналитика, прогноста, формировать по совершенно новым принципам финансовую отчетность своей организации. Без постоянного обучения и повышения квалификации даже бухгалтер с 20- летним стажем работы не сможет выполнить эти ранее не свойственные ему функции. Свой качественный уровень он должен поддерживать постоянно.

Получив аттестат бухгалтер с одной стороны, приобретает некоторое спокойствие - теперь не нужно бояться введения обязательной аттестации, с другой он получает новые проблемы. Ведь аттестат профессионального бухгалтера мало получить – нужно ежегодно подтверждать свое право называться настоящим профессионалом.

Кроме Положения о подготовке аттестации профессиональных бухгалтеров существует еще и Положение о повышении квалификации уже аттестованных специалистов. Согласно этому документу, члены ИПБ обязаны ежегодно повышать свою квалификацию не менее 40 часов в год. Как обязательные часы засчитываются участие в семинарах, форумах, конгрессы бухгалтеров, а так же публикации и стажировки. Правда подобные формы повышения квалификации не должны превышать 10 часов из положенных 40. Кроме того, аттестованный бухгалтер в течении пяти лет не может прослушивать и зачесть один и тот же курс дважды. Кроме того, членство в ИПБ – удовольствие платное. Ежегодный членский взнос составляет 8 базовых сумм (800 рублей). А через 5 лет аттестат нужно продлять (вот тут-то и понадобятся бумаги, о том, что бухгалтером были прослушаны каждый год по 40 часов.)

("6") Таким образом, после получения аттестата бухгалтера ждет полная событий. а значит и проблем жизнь профессионального бухгалтера, действительного члена ИПБ. Оценить, чего больще – преимуществ или недостатков, достаточно сложно. Аттестация - пока дело достаточно новое, законодательно не оформленное, поэтому вопросов порождает множество. И каждый волен отвечать на них по-своему.[ II (10)]

1.4. Организация рабочего места бухгалтера и планирование работы

Работники бухгалтерии относятся к категории работников умственного труда. К категории умственного труда относятся те виды трудовой деятельности, которые характеризуются преобладанием нервных нагрузок, связанных с объемом, напряжением, глубиной внимания, способностью его к переключению, с такими психофизиологическими процессами, как память, восприятие, мышление и т. д.

Исходя из требований НОТ рациональная организация рабочего места работника умственного труда – существенный момент в создании условий для плодотворной работы.

Под рабочим местом работника, в нашем случае работника бухгалтерии, подразумевается совокупность предметов мебели и технических средств, используемых в работе. Задача совершенствования рабочего места предполагает оснащение его всем необходимым в соответствии с особенностями выполняемой работы, а так же рациональное расположение необходимого освещения, создание наиболее комфортных условий для работы, предотвращение воздействия неблагоприятных факторов внешней среды, облегчение труда, поскольку он связан с постоянным высоким нервным напряжением, большими статическими нагрузками.

Существует ряд общих требований к организации рабочего места, главными из которых являются досягаемость, обозримость всех рабочих материалов, а так же изолированность рабочего места. Досягаемость предполагает такую планировку рабочего места, при которой все механические средства и рабочие материалы располагаются так, что работа с ними не требует лишних движений, не приводит к утомлению и нерациональным затратам рабочего времени .

Обозримость в сочетании с постоянством мест хранения материалов позволяет сократить потери рабочего времени на их поиск. Изолированность рабочего места позволяет снять излишнее напряжение, избежать влияния отвлекающих факторов.

Поскольку труд бухгалтера связан с постоянным поиском информации, то возможность быстро находить ее является важным условием повышения плодотворности труда, а так же его качества и оперативности. Увеличение объема информации усложняет систему ее поиска и предполагает наличие определенных навыков, позволяющих быстро и профессионально ориентироваться в ней, полнее использовать различные источники. Подготовленность любого специалиста в вопросах получения информации должна складываться из ряда необходимых представлений: об общей системе научно-технической информации, обо всех источниках информации по конкретной специальности, о наиболее совершенной системе поиска информации.

Возрастающая роль информации привела к созданию и развитию информационных технологий . В этом отношении можно привести пример использования системы "Гарант" и "Консультант плюс", которые широко используются в практике работы бухгалтера. Эти программы построены так, что позволяют получить необходимую информацию по любому интересующему вопросу.

Одним из важных элементов организации труда бухгалтера является создание и хранение личного архива, без которого серьезная работа невозможна. Личный архив может включать различные документы, копии, картотеки и др.

Упорядочение личного архива позволяет наиболее полно использовать информацию о работе, систематически пополнять ее, сокращать время на поиск необходимых материалов.

Удобство и эффективность использования личного архива во многом зависят от того, насколько правильно хранятся рабочие документы. При этом следует обратить внимание на рациональную организацию рабочего места. Считается целесообразным раздельное хранение материалов разного вида (книг, периодических изданий, документов), причем следует учитывать частоту использования источников информации в работе. Кроме того, при создании личного архива необходимо учитывать особенности хранения различных видов рабочих материалов. Например, справочные издания, наиболее часто используемые в качестве источников информации, всегда должны храниться в зоне досягаемости.

Применительно к периодическим изданиям надо иметь в виду, что, как правило, в журналах, бюллетенях, в других изданиях интерес для определенного специалиста представляет лишь часть информации (20-30%), поэтому нет необходимости хранить массу журналов в целом виде. Нужные статьи лучше подшивать в соответствии с тематикой.

Такой порядок ведения личного архива позволяет экономнее расходовать время на поиск нужной информации. Эффективное использование рабочего времени, плодотворность деятельности работников умственного труда зависят от того, насколько правильно строится их деловое общение. Последнее включает деловую переписку, телефонные разговоры, установление непосредственных деловых контактов. При плохом владении техникой делового общения возрастают потери рабочего времени, увеличиваются затраты труда на решение даже самых несложных вопросов, появляется чувство психологического дискомфорта. Что бы избежать подобных проблем необходимо придерживаться определенных правил и использовать выработанные практикой приемы делового общения.

Эффективность труда, и, прежде всего, умственного, во многом определяется тем, насколько рационально используется рабочее время, правильно определяется приоритетность заданий, реально оценивается возможность их выполнения в конкретно установленные сроки.

Планирование личной работы осуществляется в определенной последовательности и включает элементы:

анализ личного бюджета времени; оценку планируемой деятельности; сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени; формирование личного перспективного плана; ("7") разработку проекта рабочей недели; составление планов рабочего дня.

Важное значение в планировании личной работы имеет обоснованный выбор формы записи текущих дел. Это могут быть: календарь для записи личных дел, записная книжка, календарь-еженедельник и др.

Планирование личного бюджета времени по существу сводится к составлению проекта процессов труда на предстоящий период. При этом планировать следует не только свои профессиональные и личные цели, но и всю текущую рабочую нагрузку. Это необходимо для того, что бы получить ясность, какую работу необходимо выполнить в первую очередь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим исполнителям, а каких нагрузок можно избежать вовсе.

При планировании времени надо придерживаться ряда продиктованных практикой принципов, наиболее важными из которых являются следующие:

План целесообразно составлять на определенную часть своего рабочего времени (лучше всего на 60% времени). В этом случае 20% приходится на непредвиденную активность, куда попадают резервы времени и непланируемые действия, а еще 20% остается на спонтанную активность, то есть, на управленческую деятельность и творчество. Безусловно, в зависимости от вида и рода занятий возможны отклонения в запланированных объемах времени. Необходимо систематически анализировать виды деятельности и расход времени, для чего следует фиксировать и перепроверять, как и на что используется время. Все предстоящие в плановом периоде задачи необходимо свести воедино, составить последовательный план действий, предварительно разделив их на долго-, средне - и краткосрочные действия и установив приоритетность их выполнения.

Составляя план действий, целесообразно руководствоваться следующими правилами:

не следует чрезмерно подробно планировать время. В план надо включать только такой объем работ, который реально может быть выполнен; план должен быть гибким, то есть, приспособленным к меняющимся условиям, поскольку важно достижение поставленных целей, а не просто четкое соблюдение позиций плана; необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени; необходимо уметь избавляться от "спешных дел", поскольку далеко не всегда неотложное дело является наиболее важным и срочным. Вместе с тем именно "спешные дела" занимают большую часть времени. Следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить; Необходимо планировать и использовать свое свободное время , а так же время, которое тратится на поездки и ожидания, для выполнения несложных, но необходимых видом деятельности (например, обдумывание своих действий); В плане нужно предусматривать разнообразие деятельности, чередование долго - и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве; Необходимо составлять насыщенный план, согласовывая его с планами окружающих людей, в том числе и коллег .

Организовывать сове рабочее время работникам умственного труда помогают технические средства, которые могут быть использованы в процессе работы, а так же приспособления, облегчающие труд и делающие его более продуктивным.

Оргтехника в современных условиях в нашей стране переживает настоящий "бум". Информация об этой технике и грамотное ее использование работниками умственного труда в повседневной деятельности значительно увеличивает эффективность труда, делая его более привлекательным, снижает утомляемость, вносит разнообразие в выполнение трудовых процессов.

К техническим средствам и приспособлениям, которые могут быть использованы при выполнении работниками своих функций, относятся: микрокалькуляторы, компьютерная техника , телефоны, ксероксы, факсы, пишущие машинки, канцелярские принадлежности и прочее. [ II (2)]

("8") 1.5. Бухгалтер и компьютер

Наступление эпохи компьютеризации дало возможность преодолеть многие затруднения, которые испытывали бухгалтеры. У многих бухгалтеров постоянно возникают проблемы, связанные с необходимостью заполнения огромного количества отчетных форм, а так же в связи с частыми изменениями законодательной базы.

В начале 90-х годов многим руководителям предприятий, желающим воспользоваться услугами программных комплексов, казалось, что достаточно поставить на стол компьютер и все изменится к лучшему. Позже появилось и другое, тоже не совсем оправданное убеждение, что достаточно приобрести автоматизированную систему управления предприятием, и это поможет развить свой бизнес.

Сегодня клиенты фирм-разработчиков экономических программ поняли, что оттого, что бухгалтерская система станет называться "системой управления" улучшений не произойдет.

Сегодня всех пользователей программных систем можно условно разделить на три группы. Тех, кто входит в первую группу, считают, что сегодня российская софтверная индустрия в состоянии лишь в большей или меньшей степени автоматизировать учет на предприятии.

Представители второй группы внимательно наблюдают за развитием автоматизированных систем, изучают международный опыт. Они понимают, что такие системы должны помогать зарабатывать деньги, обеспечивая не только автоматизированный контроль, но и автоматизированное обслуживание клиентов. В зависимости от возможностей выбранной системы такой контроль в той или иной степени обеспечивается.

И, наконец, третья группа, число членов которой то возрастает, то убывает, считает, что российские разработчики способны создать системы, позволяющие оптимизировать ведение бизнеса.

Тем не менее, в течение нескольких лет успешно работает целый ряд фирм, занимающихся вопросами автоматизации бухгалтерсского учета. Охарактеризуем основные направления деятельности некоторых из этих фирм.

Фирма "1С" была основана в 1991 году. Для управления предприятием была разработана специальная система программ "1С: Предприятие", которая продолжает развиваться и совершенствоваться. Объем продаж системы программ "1С" в 1998 году составил 17,2 миллионов долларов США.

Фирма "Интел Групп" была основана в марте 1994 года в основном для выполнения заказов по консалтингу . Стратегия компании позволила за счет консалтинга без спешки создать информационную систему "Тектон", после апробации, которой была создана устойчивая версия этой информационной системы.

Компания "Инфин" работает на софтверном рынке с 1990 года. Направлением деятельности компании стала разработка компьютерных программ для бухгалтерии и аудита. Основным программным продуктом компании остается "Инфин Бухгалтерия". НА ее основе создан комплекс "Инфин Управление", обеспечивающий автоматизацию всех участков управления предприятием – от бухгалтерского учета до управленческого анализа.

Компания "Интеллект-Сервис" была создана в 1990 году и является разработчиком программ серии "БЭСТ". Эти программы прошли эволюцию от сравнительно простых комплексов для малых предприятий до сложных бухгалтерско-торгово-складских систем, широко используемых как в России, так и странах СНГ. Развитие программного обеспечения серии "БЭСТ" продолжается, разрабатываются специализированные предложения для автоматизации различных направлений деятельности предприятий.

Хотелось бы так же отметить, что, как показывает опыт, российскую специфику не в состоянии учесть ни одна даже самая совершенная автоматизированная система. Это связано, прежде всего, с частыми изменениями и дополнениями в инструкциях и указаниях, необходимостью переработки старых отлаженных программ и методики анализа деятельности хозяйствующих субъектов.

При приобретении той или иной компьютерной системы нужно, прежде всего, определить, для чего нужна эта система и как она сможет (и сможет ли вообще) улучшить внутренний учет и контроль на предприятии или в банке.

Хотелось бы остановиться еще на одном вопросе, касающегося организации бухгалтерии.

В наше стремительное время от быстроты принятия решений, а главное скорости его реализации зависит очень многое. Явно обретает вторую молодость уже, порядком, поистертый афоризм "Время деньги". И каждому человеку, серьезно занимающемуся бизнесом, затраты времени на исполнение своих проектов очень хочется значительно сократить. Прежде всего, это касается сроков прохождения платежей в банках. Естественно, что с развитием новых технологий решение этой проблемы стало необходимым, и, главное, возможным с внедрением в постоянную практику расчетов в автоматизированной системе "Банк-Клиент".

Конечно, есть традиционный и привычный порядок взаимоотношений между клиентом и банком. Клиент регулярно посещает банк для получения выписок по счетам и представления необходимых документов. Порой попадает во вдруг образовавшуюся очередь или уже у окошка узнает об изменениях в оформлении документов. Естественно, все вопросы решаются, в конце концов. Но, время, время… А если в запарке не в той графе расписался? Или какую-то важную бумажку взять забыл? Понятно, что возможность проводить банковские операции на рабочем месте при помощи своего компьютера все эти проблемы снимает. Для этого и нужно переходить на систему расчетов "Банк-Клиент". Она позволяет управлять счетов в банке всего несколькими нажатиями клавиш, экономя время, бумагу, собственные силы.

Нельзя сказать, что это было придумано лишь вчера. Изобрели систему одновременно с автоматизацией банковской и бухгалтерской деятельности. Однако, прорывы на компьютерном фронте, произошедшие именно за последние пару лет, сделали эти программы действительно удобными, а их применение - чрезвычайно простым. Более того, банки заинтересованы в привлечении новых и удержании старых клиентов (особенно после кризиса 1998 года). И, если раньше приобретение такой программы обходилось очень дорого, то сейчас банки могут предоставлять ее бесплатно.

б) всестороннее развитие личности и создание благоприятного психологического климата в трудовом коллективе;

в) создание условий для бесперебойного, высокопроизводительного и содержательного труда каждого исполнителя, участника, отдела и всего трудового коллектива в целом;

г) обеспечение комфортных условий труда и безопасности, как самого исполнителя, так и окружающих его людей;

д) правильное сочетание материального и морального стимулирования высокопроизводительного и рационально организованного труда.

Каждая группа содержит вопросы, касающиеся данного участка работы. Так, группа разделения и кооперации труда не только предусматривает решение вопросов выбора их формы и системы, но и включает требования к исполнителям, правила их расстановки, учета психофизиологических нагрузок при выполнении тех или других работ, а так же привлекательность последних.

Во второй группе сосредоточены вопросы подготовки и переподготовки работающих, повышения их квалификации, укрепление дисциплины труда, особенностей формирования межличностных отношений и др.

Создание условий для высокопроизводительной работы охватывает вопросы планировки, оснащения и обслуживания рабочих мест, проектировки трудовых процессов с учетом новых научных достижений, взаимосвязей между рабочими местами, производственными цепочками.

Из этого следует, что нормирование труда является не элементом, а основой его научной организации, которая предусматривает решение следующих основных задач:

Определение необходимой численности и профессионально-квалификационной структуры трудового коллектива, а так же осуществление рациональной расстановки работающих. Обеспечение правильного разделения и кооперации труда. ("10") Создание условий для бесперебойной, творческой, высокопроизводительной работы. Устранение в ходе выполнения производственного задания потерь и нерациональных затрат рабочего времени, а так же сокращение затрат жизненной энергии на сопротивление неблагоприятным условиям производственной среды (высокой температуре, шуму и т. д.). Создание условий, способствующих всестороннему развитию и совершенствованию человека в процессе труда, а так же материальных и социальных предпосылок воспитания добросовестного отношения к труду.

В настоящее время наметилась явная недооценка роли организации и нормирования труда. Это объясняется тем, что пока еще имеются большие возможности добиваться высокой доходности предприятий за счет других стоимостных факторов, причем без каких либо дополнительных затрат. С развитием рыночных отношений возможности такого рода станут резко сокращаться. Предприятиям неизбежно придется задействовать такой важный фактор роста эффективности хозяйствования, как организация и нормирование труда.

Организация труда на современном этапе на современном этапе развития экономики должна:

Обеспечивать повышение эффективности и координацию работы всех звеньев предприятия с целью достижения максимальных прибылей от их деятельности, способствовать получению наибольшего дохода на каждый вложенный рубль; Удовлетворять потребности работника в содержательном и экономически безопасном труде; Обеспечивать мобильное и разностороннее использование рабочей силы (горизонтальная и вертикальная интеграция рабочих зданий, ротация работников, и пр.); Способствовать широкому доступу работников к информации о ходе дел в фирме в целом и в своем подразделении (так называемое "стимулирование информацией"), участию работников в управлении и контроле. [ II (2)]

1. Бухгалтерия, как структурное подразделение аппарата управления предприятием.

3. Цель, задачи, порядок осуществления бухгалтерского контроля на предприятии.

1. Бухгалтерия, как структурное подразделение аппарата управления предприятием.

Бухгалтерия – это самостоятельное структурное подразделение аппарата управления предприятием, которое осуществляет бухгалтерский учет хозяйственной деятельности.

Бухгалтерия связана с другими подразделениями предприятия: получает от них необходимую для учета и контроля документацию и передает экономическую информацию.

Бухгалтер (главный бухгалтер) – лицо, связанное с предприятием трудовыми отношениями. Он уполномочен действовать от имени предприятия, в том числе подписывать финансовую отчетность, составляемую от имени предприятия.

Организация бухгалтерской службы предусматривает:

1) права и обязанности главного бухгалтера;

2) построение бухгалтерской службы;

3) порядок взаимоотношения бухгалтерии с другими подразделениями.

Организация бухгалтерской службы зависит от структуры управления и размеров предприятия.

Круг обязанностей главного бухгалтера определяется на основании Закона Украины «О бухгалтерском учете и отчетности в Украине» (см. плакат).

Главный бухгалтер Назначается и увольняется с работы руководителем предприятия и подчиняется непосредственно ему.

Руководитель бухгалтерии Отвечает за соблюдение общих методологических принципов учета, обеспечение контроля и отражения на счетах всех хозяйственных операций, своевременное составление бухгалтерской отчетности, проведение анализа эффективности производства с целью выявления резервов ее повышения.

Главный бухгалтер Обеспечивает Сохранность бухгалтерских документов, прием и увольнение с работы материально ответственных лиц, организацию проведения внутрихозяйственного контроля.

Главный бухгалтер совместно с руководителем Подписывает Материальные, денежные, расчетные, финансовые, кредитные документы. Главный бухгалтер самостоятельно Контролирует правомерность осуществления операция по документам, которые он подписывает. Если он не согласен с правомерностью осуществления той или иной операции, то пишет докладную записку на имя руководителя предприятия, дальнейшее решение принимает руководитель. Если же руководитель настаивает на осуществлении данной операции, то он обязан дать письменное распоряжение.

В Современных условиях содержание труда бухгалтера меняется, поскольку увеличивается значение экономической информации. Он должен быть способен к планированию, принятию решений, контролю, оценке деятельности, аудиту.

Работа бухгалтера представляет собой совокупность операций. Операция – совокупность элементарных действий, связанных единством целей или содержанием объекта труда. Операции, выполняемые в бухгалтерии делятся на 6 групп:

Технические – (не требуют значительных умственных усилий, легко автоматизируются) – записи в регистры учета, подсчет данных первичных документов, сортировка, выписка первичных документов.

Логические – упорядочение массивов первичных данных, подготовка справок, сверка и переписка с контрагентами.

Аналитические – содержат элементы сопоставления: формальная, логическая проверка отчетов материально ответственных лиц, сверка данных бухгалтерского и первичного учета, инвентаризация.

Творческие – сложные расчеты, сопоставления, выбор вариантов решений. Экономический анализ смет расходов, оценка эффективности, подготовка методик, инструкций и т. п.

Организационные – имеют административную направленность (утверждение планов работы бухгалтерии).

Вспомогательные – материальное обеспечение бухгалтерии, подшивка и хранение документов.

В международных стандартах отмечается, что бухгалтер с высшим образованием обязан уметь и выполнять кроме непосредственного ведения счетов и записей в бухгалтерских регистрах, анализ, проектирование, прогнозирование, оценку эффективности деятельности предприятия, владеть навыками работы с оргтехникой.

ЗУ «О бухгалтерском учете и отчетности в Украине» предусматривает следующие самостоятельные формы организации бухгалтерского учета:

1. введение В штат Бухгалтера или бухгалтерии;

2. использование Услуг специалиста , который зарегистрирован как предприниматель без создания юридического лица (разрешено и для тех предприятий, чья финансовая отчетность подлежит обязательной публикации);

3. ведение учета на договорных основах централизованной бухгалтерией или Аудиторской фирмой ;

4. самостоятельное ведение учета Руководителем предприятия (не может быть использована там, где финансовая отчетность подлежит обязательной публикации).

Структурное содержание бухгалтерской службы определяется спецификой предприятия и может быть следующих Типов :

1-й тип – бухгалтерия состоит из секторов. Во главе каждого сектора – бухгалтер. Сектор занимается учетом операций определенного типа (товарных, расчетных и т. п.);

2-й тип – более сложная система. Бухгалтерия делится на отделы, а внутри них – на группы (товарный отдел может включать группу учета товаров на складах, товаров в розничных точках и т. п.);

3-й тип Включает как отдельные секторы, так и отдельных исполнителей. Применим для небольших предприятий.

Кроме того, бухгалтерская служба может быть организована централизовано или децентрализовано.

Организационная структура бухгалтерии может быть:

1) функциональной –отделы создаются по участкам учетной работы (материальный, по оплате труда и т. п.), больше подходит для централизованного учета;

2) линейной – может быть при централизованном и децентрализованном учете. Отделы создаются для обработки информации отдельных производственных подразделений;

3) линейно-функциональной – по структурным подразделениям, а внутри них – по участкам учетной работы.

2. Регламентация труда учетных работников.

Обязанности, права учетных работников оговорены, прежде всего, в «Положении о бухгалтерии» на предприятии. Положение о структурном подразделении – внутренний нормативный акт, который определяет порядок создания, права, обязанности и организация работы службы.

Этот документ имеет следующую Структуру:

Ø общие положения (законодательные акты, форма учета);

Ø цели и задачи подразделения;

Ø функции (учет ОС, денежных средств, контроль, инвентаризация…);

Ø права и обязанности руководителя подразделения – главного бухгалтера (его заместителей);

Ø служебные связи;

Ø организация работы.

Положение Оформляется На бланке предприятия, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.

На основании структуры предприятия руководитель утверждает Штатное расписание. Все, кто указан в этом расписании, работают по утвержденной руководителем должностной инструкции.

Должностная инструкция – это документ, в котором зафиксированы задачи, функции, обязанности, права и ответственность должностного лица.

Должностная инструкция Необходима Для:

1) определения четкого ограничения обязанностей должностного лица;

2) определения прав и персональной ответственности каждого работника;

3) контроля выполнения работы каждым работником и оценки ее результатов.

Должностные инструкции Разрабатываются Отделом кадров или руководителем предприятия. Текст инструкции согласовывается с юридической службой и утверждается руководителем. Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись с указанием даты ознакомления.

При разработке должностной инструкции используют Типовые И Отраслевые инструкции, кроме того учитывают специфические особенности работников данного предприятия, согласовывая их с руководителем.

Обычно должностная инструкция состоит из 4-х разделов (см. плакат).

В должностной инструкции фиксируют три вида Взаимоотношений работника : с вышестоящими (непосредственным руководителем); с подчиненными; с равными по рангу (функциональные) должностными лицами.

Соблюдение должностной инструкции должно быть положено в основу оценки работы специалиста. Работа будет эффективной только тогда, когда оценка работы будет выполнять мотивирующую функцию.

Должностные инструкции существенно отличаются в зависимости от трех основных категорий управленческого персонала: руководители, специалисты, технические исполнители. Отличаются их функции, ответственность, порядок стимулирования.

Основанием для разработки Должностной инструкции работников учета и контроля являются: справочник должностей служащих, положение об объекте управления, типовые должностные инструкции, методические указания по разработке должностных инструкций.

Кроме должностной инструкции руководством для деятельности бухгалтера являются: контракт или трудовой договор , положение об учетной политике, приказы руководителя. С ними бухгалтер должен быть ознакомлен.

Должностные инструкции хранятся в течении 3 лет после замены их новыми.

Ответственность бухгалтеров.

Работники учетных служб несут материальную и дисциплинарную ответственность.

Материальная ответственность Состоит в обязательстве работников возместить вред, нанесенный по их вине предприятию, с которым они находятся в трудовых отношениях. Ответственность возникает при условии наличия Состава правонарушения :

1. наличие прямого действительного ущерба;

2. противоправность действий работника;

3. причинная связь между действиями работника и вредом;

4. вина работника в нанесении вреда.

Дисциплинарная ответственность предусмотрена КзоТ (ст. 139-142, 147-152), типовыми правилами внутреннего распорядка, уставами и положениями о трудовой дисциплине. Дисциплинарная ответственность появляется при нарушении трудовой дисциплины (т. е. при невыполнении или ненадлежащем выполнении своих обязанностей), т. е. необходимо наличие двух условий:

1. противоправность;

Основные виды наказания в этом случае: выговор и увольнение. Могут быть предусмотрены и другие виды дисциплинарных взысканий.

При смене бухгалтера должна быть осуществлена передача дел предыдущим бухгалтером следующему. Для этого составляется Акт. Он содержит: информацию о финансовом состоянии предприятия, остатках денежных средств в кассе и на счетах, опись передаваемых документов.

3. Цель, задачи, порядок осуществления бухгалтерского контроля на предприятии.

Для закрепления дисциплины, обеспечения достоверности информации, целесообразности, правильности осуществления хозяйственных операций существует система внутрихозяйственного контроля. Ее составной частью является внутрихозяйственный бухгалтерский контроль.

Особенностью Внутрихозяйственного контроля является то, что он обеспечивает Связь (прямую и обратную) между управляющей и управляемой системами, а, кроме того, ведется непосредственно Работниками этого предприятия.

Организация и ведение бухгалтерского контроля является одной из основных Задач главного бухгалтера. Он проводит его самостоятельно, через бухгалтеров-ревизоров или через руководителей бухгалтерских служб на местах.

Задачи бухгалтерского контроля во многом определяются специализацией предприятия. Система контроля должна быть направлена на предупреждение недостач, срывов в работе, выявление фактического состояния предприятия, выявление соответствия хозяйственных операций управленческим решениям и т. д.

Для успешного осуществления контроля необходимо его обеспечение:

Ø организационное – упорядочение отношений между работниками предприятия по вопросам контроля;

Ø техническое – необходимы различные измерительные приспособления для получения достоверных сведений об объекте контроля;

Ø экономическое – обеспечение связано с созданием экономической заинтересованности в результатах контроля;

Ø юридическое – связано с выбором форм и методов контроля, которые обеспечивают юридическую доказуемость его результатов. Связано с установлением прав и обязанностей работников в области контроля;

Ø учетно-аналитическое – обеспечение связано с созданием системы первичного, сводного учета и анализа.

Решающее значение приобретает экономический фактор. Поскольку работники заинтересованы в проверке своей работы и работы других, если они поставлены в материальную зависимость от результатов своего труда.

Объект контроля – хозяйственные операции, действия учетных работников. Субъект контроля – ответственное лицо, имеющее возможность и права осуществлять контроль. Субъект и объект контроля входят в одну систему, т. к. контроль внутрихозяйственный.

Существует несколько Видов Внутрихозяйственного контроля:

Ø оперативный – осуществляется непосредственно в ходе осуществления хозяйственной деятельности. Он непосредственно приближен к контролируемым событиям, поэтому обладает высокой степенью достоверности;

Ø последующий и текущий – осуществляется после совершения контролируемых операций. Здесь информация более ограничена, но и более целенаправленна и обобщена;

Ø предшествующий – до начала операции и необходим для подтверждения целесообразности и закономерности операции;

Ø заключительный – после завершения процесса производства или отдельной операции.

Контроль осуществляется под руководством главного бухгалтера. Значительное место занимает проверка корреспондирующих счетов, записей в учетных регистрах.

По результатам контроля составляются Акты и справки , а затем принимаются управленческие решения.

Среди Форм контроля выделяют: ревизию, контрольную проверку, наблюдение, обследование, проверку выполнения, внутренний аудит и т. д. Контрольные проверки Могут быть: всеобщими, выборочными, комбинированными.

Ревизия – это форма контроля финансово-хозяйственной деятельности, соблюдения законодательства, достоверности учета и отчетности, способ документального выявления недостач, предупреждения злоупотреблений.

Ревизия является Плановым контролем, использует более Глубокий комплексный Подход, преимущественно использует Документы. Максимальный эффект ревизии достигается при ее планировании. План ревизии включает 2 части: контрольная часть и организационные мероприятия.

Бухгалтер-ревизор должен быть компетентен в вопросах организации учета, планирования, составления отчетности. Ревизор должен быть способен давать Консультации. Итогом работы бухгалтера-ревизора являются рекомендации, советы и предложения в устной и письменной форме. Он не вправе налагать какие-либо взыскания. К ревизии могут быть привлечены специалисты для консультаций по отдельным вопросам.

Наиболее совершенным методом последующего контроля является инвентаризация – проверка наличия и состояния объекта контроля, которая осуществляется путем наблюдения, измерения, регистрации полученных результатов.

План инвентаризации составляется до 20 января и утверждается руководителем до 1 февраля текущего года. План предусматривает графики плановых инвентаризаций и регламентацию внеплановых. При составлении такого плана ориентируются на рекомендуемую частоту инвентаризаций (ОС – 1 раз в год перед составлением отчетности, молодняк животных – 1 раз в квартал, МБП – 1 раз в год, денежные средства – 1 раз в месяц и т. д.). Ревизионная комиссия назначается руководителем предприятия.

В настоящее время все более распространенным становится Внутреннний аудит.

1. Бутинець Ф. Ф., Олійник О. В., Шигун М. М., Шулепова С. М. Організація бухгалтерського обліку. – Житомир: ПП «Рута» – С. 98-152

2. Сопко В., Завгородній В Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу. – К.:КНЕУ, 2000. – С. 71-82, 119-152, 198-219.

3. Кузьминский А. Н., Сопко В. В. Организация бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности. – К.: «Вища школа» – С. 174-199.

Такая профессия, как бухгалтер, является одной из важнейших на любом предприятии, именно поэтому распределение обязанностей между работниками бухгалтерии играет значимую роль в обеспечении нормальной работы любого предприятия и его руководства.

История возникновения профессии

Название самой профессии «бухгалтер» произошло от немецкого «buchhalter», переводится оно как счетовод, счетчик или особа, которая отвечает за счетные книги.

Возникла данная профессия еще во времена Древнего Рима, уже тогда начали появляться так называемые книги для счета, которые очень напоминают составляющийся в наши дни баланс. Само понятие баланс появилось намного позже, но суть его ведения осталась неизменна – уравновесить приходы и расходы. Первым обоснованным упоминанием понятия может похвастать математик из Италии Луки Пачоли, который в 1494 году опубликовал «Трактат о счетах и записях», именно после этого его стали называть отцом двойной бухгалтерии.

Сущность системы с тех времен не изменилась, конечно же, появились нововведения, и их немало, но основа осталась неизменной: дебет – приход и кредит – расход, а в итоге все должно сойтись и прийти к нулевому значению. Вначале отмечается переход товаров или услуг в деньги и в обратном порядке, следом вносятся доходы и расходы предприятия, а так же инвестиции или вложения от внешних или внутренних источников. Все передвижения денежных средств фиксируются определенными счетами, которые заносятся в таблицу, имеющую две соответствующие стороны.

Не сложно догадаться, что ее стороны – это дебет или приход, который влечет за собой запись в другой строке именуемой кредит или расход, в ней фиксируются долги приобретенные товары или полученные денежные средства. Дословный перевод этих названий такой: дебет – «должен», кредит – «верит».

Эта система вот уже более половины тысячелетия широко распространена и идеально функционирует. Технические приемы прогрессируют и развиваются, но основа остается старой и проверенной: акт предприятия, фирмы или любого другого учреждения требующего ведения отчетности имеет две записи о приходе и расходе средств.

Выбор работника на должность бухгалтера

Ведение бухгалтерского учета требует от работника следующих требований:

1. Внимательность. Малейшая ошибка может стоить больших денег предприятию.
2. Уровень знаний и опыт работы. Очень редко неопытный специалист может проявить себя в хорошем свете, хотя и бывают исключения. Достаточно небольшого опыта работы, но понимания основы бухгалтерского дела для продуктивной работы.
3. Рекомендации с прошлого места работы. Часто, опираясь на эти данные, можно составить систематический портрет работника и понять, подходит он или нет. Возможно, какие-то рекомендации вызовут подозрения или же наоборот, подтолкнут к решению нанять этого человека.
4. Образование. Мало кто смотрит на наличие квалификации у специалиста, но это немаловажно при приеме на работу.
5. Стрессоустойчивость. Работа бухгалтера связана с множеством стрессовых ситуаций, например, отчетности, проверки, недовольства рабочих и начальства и так далее.
6. Усидчивость. Работа связана с различными расчетами и множеством операций с цифрами, поэтому потребуется полная концентрация внимания на них.

Еще одним требованием является доверительные отношения к бухгалтеру, но это приходит только со временем и после пройденных годовых, квартальных и месячных отчетов.

Продолжительная работа бухгалтера является основой для успешности и процветания предприятия, ведь он будет в курсе всех дел и легко сможет выйти из любой сложившейся ситуации. Взаимопонимание между руководителем и бухгалтером – залог успеха любого дела. Он может подсказать пути выхода из кризисной ситуации, указать, где у фирмы проблемы, а где все хорошо, а так же распланировать дальнейшую безубыточную работу, рассчитав все необходимое до копейки. Именно поэтому нанимать нужно такого сотрудника, работать с которым будет легко, при наличии полного доверия и который сможет объяснить понятными и доступными словами все происходящее в сфере финансовых вопросов.

Суть работы главного бухгалтера

Главный бухгалтер входит в подчинение непосредственно к руководителю. Основные должностные обязанности состоят в следующем:

• сохранение целостности собственности;
• контроль всех финансовых потоков;
• соблюдение рациональности и экономности в использовании ресурсов;
• разработке стратегий, которые приведут к повышению прибыли.

Главный бухгалтер имеет свою собственную службу на предприятии, которой является бухгалтерия. Она не входит ни в одно из имеющихся подразделений.

Должность главного бухгалтера обязывает иметь высшее экономическое образование, а так же опыт работы от 10 лет в бухгалтерии. Во время отпуска или больничного его обязанности исполняет заместитель главного бухгалтера, который имеет такие же права, но и несет ответственность за совершенные промахи в работе. Если заместитель так же отсутствует, то по приказу директора предприятия назначается ответственный человек, который временно берет на себя обязанности, права и несет ответственность вместе с главным счетоводом.

При назначении на должность и увольнения с нее необходимо проводить тщательные проверки, чтобы не взвалить ответственность предыдущего сотрудника на нового, и для того, чтобы ушедший работник не оставил за собой хвостов. Данные оформляются в виде акта, в который так же входят проверка учета предприятия и всех остальных отчетов, сдаваемых предприятием. Только после полной проверки и подведения ее итогов документ подписывает директор предприятия, тем самым утверждая его. И только после этого может произойти прием на пост или уход с занимаемой должности главного бухгалтера.

Примечателен тот факт, что, несмотря на работу с финансовыми потоками, на работников бухгалтерии не возлагается материальная ответственность за материальные ценности и денежные средства согласно должностной инструкции.

Структура бухгалтерии в целом

Для всех видов финансовой деятельности существует свой бухгалтер, основные должности следующие:

• главный бухгалтер;
• заместитель главного бухгалтера;
• расчетчик заработной платы;
• бухгалтер кассир;
• бухгалтер ревизор;
• бухгалтер по основным средствам и т.д.

Это список является не полным, но тут выделены самые основные и распространенные работники бухгалтерии.

Основные права и обязанности для всех них абсолютно одинаковы:

1. Ведение бухгалтерского учета и операций хозяйственной деятельности, в которые входит контроль основных средств и затрат, наблюдение за продажами и производством, предупреждение критических финансовых ситуаций на предприятии.
2. Контроль документации, приходящей непосредственно с производства, и сверка их с фактическими данными.
3. Отражение согласно операциям на счетах учета, которые непосредственно связаны с основными средствами, запасами материалов для производства и денежных средств.
4. Составление отчетностей и калькуляций по себестоимости производимой продукции, оказываемых услуг. В ходе этого определение возможных мест, где образовываются потери и излишние затраты.
5. Экономический анализ производства, в котором межотраслевые нормативы берутся за основу и проводится корректировка норм затрат на производстве.
6. Составление отчетностей и подготовка для этого необходимых документов.

Дополнительно работники бухгалтерии осуществляют формирование и ведение базы для хранения финансовой информации и проводят подготовку документов для сдачи отчетности.

В обязанности работников бухгалтерии входит непосредственное наблюдение и контроль над функционированием предприятия. Именно они следят, чтобы параметры работы в соотношении количество-качество не выходили за доступные пределы, а также за соблюдением плановых показателей на производстве и в сфере торговли.

Основные функции бухгалтера – это обеспечение правильного и своевременного учета всего происходящего на предприятии.

Учет ведется в виде документальной отчетности об выполненных операциях. Так же именно на бухгалтера возлагается такая ответственность, как перечисление налогов, различных платежей, регистрация происходящих финансовых, кредитных или расчетных операций.