Главная » Сдту » Приказ на время отпуска главного бухгалтера образец. Советы главному бухгалтеру, который собирается в отпуск

Приказ на время отпуска главного бухгалтера образец. Советы главному бухгалтеру, который собирается в отпуск

Главный бухгалтер компании уходит в очередной оплачиваемый отпуск. Остается решить, на кого возложить его обязанности, ведь должности заместителя главного бухгалтера в штатном расписании нет. Расскажем, как правильно поступить в такой ситуации, оформить доплату и еще не забыть заплатить с нее налоги.

Чем руководствоваться

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

3. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ <О страховых взносах>.

4. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ <Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве>.

5. Постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85 <Об утверждении перечней должностей, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности>.

Выполнять обязанности работника, уходящего в отпуск, нередко поручают другому сотруднику. В этом смысле главный бухгалтер - не исключение. Есть два способа организовать такую замену.

1. Привлечь к выполнению обязанностей штатного сотрудника компании (ст. 60.2, ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ).

2. Привлечь специалиста, не являющегося работником фирмы (ст. 59 ТК РФ).

Остановимся подробнее на первом варианте замены, так как именно он встречается на практике чаще всего.

Режим замещения

Трудовой кодекс предусматривает особые правила организации работы, когда требуется заменить временно отсутствующего сотрудника штатным специалистом. Это так называемое временное замещение - ситуация, когда сотрудник компании наряду со своими основными обязанностями выполняет за дополни-тельную плату работу по другой или одноименной профессии за сотрудника, не имеющего возможности исполнять свои трудовые функции (ст. 60.2 ТК РФ).

Просто Не упустите

Если компания для замещения «отпуск-ника» привлекает стороннего специалиста, с ним нужно заключить срочный трудовой договор (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6).

Отметим, что временное замещение не предполагает увеличения нормальной продолжительности рабочего времени. Иначе говоря, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника должно осуществляться наряду с основными обязанностями в течение установленной продолжительности рабочего дня или смены.

Как оформить замещение

Итак, чтобы поручить выполнение работы за временно отсутствующего сотрудника другому специалисту, нужно заручиться письменным согласием последнего (ст. 60.2 ТК РФ). Это можно сделать, заключив с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В этом соглашении указывают вид работы, которую сотруднику предстоит выполнять, ее объем и содержание. Также следует установить срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу, и размер доплаты за нее (ст. 60.2, 72, 151 ТК РФ).

На основании заключенного соглашения издают приказ о временном исполнении обязанностей. Его составляют в произвольной форме.

И еще. Если «отпускник» работает с денежными средствами или обслуживает товар или иное имущество, принадлежащее компании, с замещающим его сотрудником нужно заключить договор о материальной ответственности (ст. 241-243 ТК РФ, Постановление Минтруда № 85 5).

Отметим, что сведения о временном замещении в трудовую книжку вносить не нужно (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, пп. 4, 10 Правил 1 , раздел 3 Инструкции 2).

Как оплатить

Сотрудник, замещающий временно отсутствующего работника, имеет право на доплату (ст. 151 ТК РФ). Ее размер может быть любым, он устанавливается коллективным договором или локальным распорядительным документом, напри-мер приказом руководителя компании (ст. 149, 151 ТК РФ). Часто размер доплаты определяют исходя из разницы в окладах работников, однако это необязательно. В любом случае вопрос о размере доплаты решается по соглаше-нию руководства компании и сотрудника.

Нужно понимать, что право на доплату возникает у сотрудника, должностной инструкцией или трудовым договором которого не предусмотрено выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Если такое условие предусмотрено, то никакой доплаты сотруднику не полагается. Ведь сотрудник будет выполнять свои обычные должностные обязанности. Такой вывод следует из ст. 60.2 ТК РФ.

Слово практику

КОГДА ОТСУТСТВУЕТ ДИРЕКТОР

Ольга Соболь , главный бухгалтер ЗАО «Граниус»

Если отсутствует директор компании, то временное исполнение его обязанностей возлагается на заместителя. Именно в его компетенцию входит временное выполнение функций руководителя. Если должность заместителя штатным расписанием компании не предусмотрена, то исполнять обязанности директора может любой другой сотрудник.

Руководитель организации должен издать приказ о временном возложении своих обязанностей на конкретного работника (п. 1 Порядка, утв. разъяснением Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 от 29.12.1965).

Просто к сведению

Работник и компания имеют право досрочно отказаться от договоренности по временному замещению отсутствующего сотрудника. Для этого нужно предупредить другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ).

Как учесть доплату и заплатить налоги

В бухгалтерском учете начисление доплаты за временное замещение отражается так:

Дт 20 (26, 44...) Кт 70 - начислена доплата за временное замещение отсутствующего работника.

Доплата за временное замещение отсутствующего работника является частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ). Значит, она облагается НДФЛ и страховыми взносами (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ, ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ3 , ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ 4).

Кроме того, доплата включается в состав расходов по налогу на прибыль (п. 3 ст. 255 НК РФ).

Пример

Главный бухгалтер ООО «Профит» А.А. Иванова уходит в отпуск. Замещать ее на время отсутствия предложено бухгалтеру В.В. Сидоровой (1965 г.р., оклад 15 тыс. руб.). Сидорова не возражает, поэтому с ней заключено дополнительное соглашение к трудовому договору. В соглашении очерчен круг дополнительных обязанностей, которые должна исполнять Сидорова, срок их исполнения и размер доплаты (5 тыс. руб.). На основании заключенного соглашения руководитель компании издал соответствующий приказ.

Право на применение пониженного тарифа страховых взносов компания не имеет, тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний установлен в размере 1%. Бухгалтер ООО «Профит» сделает следующие проводки:

Дт 26 Кт 70 20 000 руб. - начислена зарплата Сидоровой с учетом доплаты;

Дт 70 Кт 68 2600 руб. (20 000 руб. х 13%) - удержан НДФЛ;

Дт 26 Кт 69 субсчет «Взносы в ПФР на страховую часть трудовой пенсии» 4400 руб. (20 000 руб. х 22%) - начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

Дт 26 Кт 69 субсчет «Взносы в ФСС на обязательное социальное страхование» 580 руб. (20 000 руб. х 2,9%) - начислены взносы на обязательное социальное страхование;

Дт 26 Кт 69 субсчет «Взносы в ФФОМС» 1020 руб. (20 000 руб. х 5,1%) - начислены взносы на обязательное медицинское страхование;

Дт 26 Кт 69 субсчет «Взносы в ФСС на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний» 200 руб. (20 000 руб. х 1%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

При расчете налога на прибыль затраты на до-плату и взносы включаются в состав расходов.

ПОНЯТНО, ЧТО…

На практике должностные инструкции заместителя директора и заместителя главного бухгалтера иной раз содержат положение о замещении директора и главного бухгалтера на время их отпуска, болезни, командировки. В этом случае доплата не положена.

Определите заместителя

Если вы собираетесь в отпуск, то первое, с чего стоит начать подготовку, – решите, кому вы передадите дела. Если у вас есть заместитель, то он и будет исполнять функции главного бухгалтера во время вашего отсутствия. На заместителя отдельный приказ составлять не надо и оплачивать дополнительный труд тоже.

Допустим, у вас заместителя нет. Тогда исполняющим обязанности можно назначить другого работника. Например, им может стать сотрудник бухгалтерии или руководитель компании.

Поручить сотруднику дополнительную работу можно только с его согласия (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Поэтому компания должна отправить работнику предложение о совмещении, на котором он сделает отметку о своем согласии. Форма документа – произвольная.

После этого оформите допсоглашение к трудовому договору, а на основании его выпустите приказ о совмещении. В документе укажите круг обязанностей совместителя, размер доплаты и срок, в течение которого сотрудник будет исполнять функции главбуха.

На время вашего отсутствия право подписи первичных документов закрепите за заместителем или другим ответственным сотрудником. Для этого оформите доверенность или приказ. Типовых форм нет, бланки могут быть произвольными. Главное указать в них должность и Ф. И.О. сотрудника, которому вы передаете право, образец подписи и сроки передачи.

Если вам принадлежит право подписи платежек, то банк документ без вашей визы не примет. Чтобы компания могла без препятствий проводить платежи, пока вы отсутствуете, оформите временную карточку с образцами подписей.

Итак, о передаче полномочий вы позаботились. Теперь можно составить памятку для коллег или подчиненных. Она позволит сохранить спокойствие вам в отпуске, а коллегам – на рабочем месте. Конечно, содержание этой памятки для каждой компании будет индивидуальным. Но есть и ряд общих пунктов. Например, если отчитываетесь по электронке, попросите сотрудников раз в один-два дня проверять программу спецоператора. Ведь если инспекторы отправят по ТКС требование, а компания в течение шести дней не подтвердит его получение, налоговики заблокируют счет. Расчеты с подотчетными – ваша функция? Если да, то рекомендую составить список коллег, которые не отчитались в срок по полученным средствам. Ведь если заместитель выдаст деньги должнику, это будет нарушением порядка ведения кассовых операций.

Чтобы не возникло проблем с инспекторами и контрагентами, напишите заместителю, кто и в какие сроки ждет платежей от компании, и передайте контакты кураторов в ИФНС и фондах.

Если инспекторы запросят документы, срок можно продлить

Лидия Золотарева, главный бухгалтер АО «ЛортэкАРТ»:

Пока вы находитесь в отпуске, инспекторы могут прислать требование с просьбой представить документы. На подготовку бумаг у компании есть только пять или десять рабочих дней. Можно попросить инспекторов перенести срок. Для этого руководитель должен составить ходатайство. В нем нужно написать, что компания просит продлить срок, так как главный бухгалтер в отпуске. А чтобы у инспекторов не возникло в этом сомнений, к просьбе можно приложить копию приказа на отпуск. В ходатайстве должны быть конкретные даты, в которые вы представите документы. Без этого инспекторы в продлении срока могут отказать.

Перед уходом в отпуск не забудьте доверить кассу другому сотруднику

Ольга Остапенко, заместитель главного бухгалтера ООО «Золотое сечение»:

Если вы совмещаете обязанности главного бухгалтера и кассира, то перед тем, как уйти в отпуск, не забудьте передать другому сотруднику и эти функции. Порядок действий такой. Сначала руководитель подпишет приказ о совмещении должностей. Затем с замещающим вас кассиром компания заключит договор о полной материальной ответственности. Без этого при недостаче ущерб с виновника взыскать не получится. А в тот день, когда передадите дела новому кассиру, обязательно проведите инвентаризацию налички. Ревизию нужно будет провести и в тот день, когда вы вернетесь к своим функциям.

Главбух уходит в отпуск

Кузнецова В. А.,
аудитор

И вот, наконец, долгожданное лето. Все бухгалтеры мечтают о своем законном отпуске. Как безболезненно уйти в отпуск, как правильно передать дела, какие рекомендации дать остающимся в офисе сотрудникам? Обо всем этом мы поговорим в данной статье.

Работа бухгалтерии не терпит перерывов, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» прямо указано, что бухгалтерский учет носит непрерывный характер. При этом главный бухгалтер организует работу бухгалтерии не только по ведению учета, но и представлению отчетности, причем при составлении отчетности, по сложившемуся стереотипу, без главбуха просто не обойтись. Кто сформирует отчеты, проверит и подпишет их в период отсутствия главбуха?

В коммерческих фирмах зачастую недопонимают, что без полноценного отдыха главный бухгалтер неизбежно будет работать на износ, и риск допустить ошибку многократно увеличится. К тому же нельзя игнорировать нормы трудового законодательства, по которому отпуск у главного бухгалтера не может составлять менее 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ). При этом разделение отпуска тоже подчинено правилам и допускается только по соглашению между работником и работодателем, и хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 дней.

Отправляясь в отпуск, главный бухгалтер должен передать свои полномочия. Если в штате компании есть заместитель главного бухгалтера, то он замещает главного бухгалтера во время отпуска, командировки, болезни и т. п. На всех документах, которые будет подписывать заместитель, должны стоять должность «заместитель руководителя (главного бухгалтера)», его фамилия, инициалы имени и отчества и подпись. В этом случае доплата не полагается, поскольку замещение главного бухгалтера входит в обязанности заместителя.

На время нахождения главного бухгалтера в отпуске исполняющим обязанности можно назначить и другого работника. Если сотрудник наряду со своей основной работой выполняет еще и дополнительную работу, то данную передачу должностных обязанностей и полномочий следует оформить как совмещение профессий с получением доплаты, которая зависит от объема работы. Совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом (см. образец на с. 153). В приказе о совмещении должностей должно быть указано:

содержание и объем дополнительной работы;
срок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника;
конкретный размер доплаты;
передается ли работнику право подписи финансовых документов вместо главного бухгалтера.

Стоит отметить, что передаются не только права главного бухгалтера, но соответствующая ответственность. За ошибки в учете, совершенные во время нахождения главного бухгалтера в отпуске, несет ответственность работник, на которого были временно возложены функции главного бухгалтера, а при отсутствии такого работника - руководитель (п. 1 ст. 6, ст. 18 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Если главный бухгалтер планирует отсутствовать долго, то на должность главного бухгалтера можно временно перевести другого работника. В этом случае замещающий сотрудник полностью освобождается от своей основной работы и выполняет только работу главного бухгалтера, с соответствующей доплатой (до уровня главбуха). В этом случае руководитель также составляет дополнительное соглашение к трудовому договору и издает приказ. Целесообразно уведомить ИФНС письмом в произвольной форме о временной смене главного бухгалтера, с приложением копии приказа и копии паспорта нового главного бухгалтера (см. образец на с. 154).

В бухгалтерском учете начисление доплаты за временное замещение отражается так:

Дебет счета 20 (26, 44…) Кредит счета 70 - начислена доплата за временное замещение отсутствующего работника. Доплата за временное замещение отсутствующего работника является частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ). Значит, она облагается НДФЛ и страховыми взносами (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ, ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Кроме того, доплата включается в состав расходов по налогу на прибыль (п. 3 ст. 255 НК РФ).

А теперь рассмотрим рабочие моменты, возникающие в период отпуска главного бухгалтера. Основной существенный вопрос - это подписание банковских документов. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» расчетные документы без подписи главного бухгалтера сотрудники банка не примут к исполнению. В соответствии с пп. 7.5, 7.6 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» право первой подписи на банковских документах (платежных поручениях, чеках) принадлежит руководителю, а второй - главному бухгалтеру организации. Дополнительно правом первой или второй подписи могут быть наделены одновременно несколько сотрудников организации. Если замещающему главного бухгалтера работнику предоставляется право подписи банковских документов на длительный срок, то следует заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, должны быть зафиксированы и образцы подписей замещающих лиц. Только в этом случае они смогут подписывать платежные поручения и чеки.

Помимо этого, право подписи замещающим лицам можно предоставить временно, тогда к имеющейся карточке необходимо оформить в банке временные карточки с образцами подписей (п. 7.16 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И).

Если у организации стоит система «Банк-клиент» или система для электронной сдачи отчетности в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС через Интернет, то оформлять банковские карточки для оформления платежных поручений не придется, достаточно просто передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов. Этот момент целесообразно отразить в приказе о передаче полномочий на время отпуска.

Если главный бухгалтер является материально ответственным лицом, то перед уходом в отпуск необходимо провести передачу материальных ценностей. С замещающим сотрудником следует заключить договор о материальной ответственности (ст. 241-243 ТК РФ, постановление Минтруда РФ № 85).

Если во время отпуска главного бухгалтера в организацию придет налоговая проверка, то из-за его отсутствия переносить ее никто не будет. Дата начала проверки определяется решением руководителя инспекции.

А вот если организацию просят представить документы или информацию, то вы можете ходатайствовать о продлении срока их представления (п. 5 ст. 93.1 НК РФ, п. 4 приказа ФНС РФ от 25.12.2006 № САЭ-3-06/892@).

Если вы оспариваете решение инспекции о привлечении к ответственности за несвоевременное представление документов, то у вас будут смягчающие обстоятельства, как то: отсутствие (увольнение, отпуск, командировка) главного бухгалтера и т. п. О том, что срок подачи документов был продлен, местная инспекция сообщает в течение трех дней в проверяющую инспекцию (п. 5 приказа ФНС РФ от 25.12.2006 № САЭ-3-06/892@).

Еще злободневен один вопрос: имеет ли право главный бухгалтер, находясь в отпуске, периодически выходить на работу, не оформляя этого документально?

В настоящее время не существует нормативного правового акта, который регулирует передачу дел от главного бухгалтера другому лицу в случае ухода в отпуск, поэтому данный вопрос необходимо решать с учетом внутренних документов организации, которые не должны противоречить действующему законодательству и не должны ухудшать его положение по сравнению с установленным законом. Следовательно, уходить и выходить из отпуска главный бухгалтер имеет право и без оформления передачи полномочий другим лицам.

Что касается выхода главного бухгалтера на работу во время отпуска без оформления документов, то это является нарушением трудового законодательства. Время отдыха (отпуск) - время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 Трудового кодекса РФ). Отпуск предназначен для того, чтобы трудящийся мог восстановить свои физические и психические силы, израсходованные в течение года.

Однако ст. 125 ТК РФ предусмотрено, что при согласии работника существует возможность отзыва его из отпуска. Неиспользованная в этом случае часть отпуска должна быть предоставлена в другое удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Дни выхода на работу в число дней отпуска не засчитываются и должны быть оплачены в соответствии с окладом работника.

Сейчас существуют надежные способы передачи полномочий отсутствующего руководства, и нет никакой необходимости оставлять на чистых листах бумаги свои подписи, чтобы не дать недобросовестным работникам возможности этим воспользоваться.

В заключение хочется подчеркнуть, что хороший руководитель бухгалтерской службы - это не тот, кто способен все взвалить на свои плечи, а тот, кто, имея высокую квалификацию, способен рационально распределить нагрузку среди подчиненных. В этом случае работа бухгалтерии будет более стабильной в период летних отпусков.

14.06.2012
Журнал «Бухгалтерия. Просто, понятно, практично»

Чем руководствоваться

1 Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

2 Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

3 Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ <О страховых взносах>.

4 Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ <Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве>.

5 Постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85 <Об утверждении перечней должностей, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности>.

1 Привлечь к выполнению обязанностей штатного сотрудника компании (ст. 60.2, ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ).

2 Привлечь специалиста, не являющегося работником фирмы (ст. 59 ТК РФ).

Остановимся подробнее на первом варианте замены, так как именно он встречается на практике чаще всего.

Режим замещения

Просто Не упустите

Как оформить замещение

Как оплатить

Слово практику

КОГДА ОТСУТСТВУЕТ ДИРЕКТОР

Ольга Соболь ,

главный бухгалтер ЗАО «Граниус»

Просто к сведению

Как учесть доплату и заплатить налоги

В бухгалтерском учете начисление доплаты за временное замещение отражается так:

Дт 20 (26, 44...) Кт 70 - начислена доплата за временное замещение отсутствующего работника.

Кроме того, доплата включается в состав расходов по налогу на прибыль (п. 3 ст. 255 НК РФ).

Пример

Дт 26 Кт 70 20 000 руб. - начислена зарплата Сидоровой с учетом доплаты;

Дт 70 Кт 68 2600 руб. (20 000 руб. х 13%) - удержан НДФЛ;

При расчете налога на прибыль затраты на до-плату и взносы включаются в состав расходов.

ПОНЯТНО, ЧТО…

Не секрет, что одним из наиболее важных людей в любой организации является главный бухгалтер. Ведь именно он ответственен за документальное оформление «хозяйственной жизни» фирмы. Очевидно и то, что все мы нуждаемся в отпуске, и главный учетный работник — не исключение. А раз так, то стоит заранее разработать план, по которому будет жить компания в период отсутствия главбуха.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 29-ФЗ «О бухгалтерском учёте» расчётные документы без подписи главбуха сотрудники организации и банка вообще не должны принимать к исполнению. Это правило знает каждый руководитель, и когда на его стол ложится заявление от учетного работника на отпуск, перед ним встает вопрос, кого назначить и.о. или врио. Причем важен не только выбор кандидатуры, но и правильное оформление бумаг, дающих человеку временное право подписывать документы компании. А с этим, как оказалось, получается справиться без ошибок далеко не всем.

Заместитель всему голова
Если в штате компании есть должность заместителя главного бухгалтера, то все предельно просто. Он замещает учетного работника, например, во время отпуска, командировки, болезни и т. п. Функции замещения оговариваются с новичком при подписании трудового договора. Прописать соответствующий пункт можно и в должностной инструкции. Это значит, что доплачивать за дополнительные функции на время отпуска главбуха не нужно. Подписывая документы, заместитель должен указывать свою временную должность, а также инициалы. Словом, все просто. Но позволить себе такую единицу в компании могут далеко не все. А это значит, что руководителям приходится прибегать к другим вариантам решения этого вопроса.

Так, на время нахождения главного бухгалтера в отпуске исполняющим обязанности можно назначить другого работника. Например, ведущего бухгалтера. Если сотрудник наряду со своей основной работой выполняет еще и дополнительную - работу главного бухгалтера, то данную передачу должностных обязанностей и полномочий следует оформить как совмещение профессий. И за это сотруднику положена доплата, которая зависит от объёма работы. Размер доплаты устанавливает руководитель по соглашению с работником. Это может быть фиксированная сумма, разница в окладах или процент от оклада по основной работе. Совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом.

В приказе о совмещении должностей указывается:

содержание и объём дополнительной работы (то есть какие конкретно полномочия (обязанности) работник должен исполнять);
срок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника;
конкретный размер доплаты;
передаётся ли работнику право подписи финансовых документов вместо главного бухгалтера.
Назначенное таким образом лицо будет не только иметь права главного бухгалтера, но и нести соответствующую ответственность. Стоит отметить также, что издание приказа не отменяет выдачу назначенному ответственному лицу доверенности - документа, выдаваемого одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). К примеру, налоговые органы не жалуют «общую» доверенность от временно исполняющего обязанности главбуха и требуют отдельную бумагу на каждую совершаемую операцию, ну, скажем, на представление налоговых деклараций, на получение актов по результатам налоговых проверок и т. д.

Передача полномочий
Альтернативой совмещению профессий является временный перевод выбранного работника на должность главного бухгалтера. В этом случае замещающий сотрудник полностью освобождается от своей основной работы и выполняет только обязанности отсутствующего звена команды. Причем согласно ст. 72.2 ТК РФ руководитель должен платить ему такую же зарплату, как и главбуху. Оформляя подобные отношения, руководитель должен составить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ.

При оформлении временного перевода необходимо выполнить те же действия, что и при постоянном переводе (кроме внесения записи о переводе в трудовую книжку), а именно:

получить письменное согласие работника, если оно требуется. Согласие можно оформить дополнительным соглашением к трудовому договору о временном переводе работника на другую работу;
оформить приказ о переводе на другую работу по унифицированной форме № Т-5 (а если переводится несколько работников, то по форме № Т-5а);
внести запись о временном переводе в разд. III личной карточки работника по форме № Т-2 и ознакомьте работника с этой записью под роспись;
если при временном переводе у работника меняется трудовая функция - ознакомить его под роспись с локальными нормативными актами, связанными с новой работой, и в необходимых случаях провести обучение и инструктаж по охране труда.
Выбирая между вариантами: совмещение или передача полномочий, специалисты советуют хорошенько взвесить все за и против. Так, передача полномочий главного бухгалтера другому сотруднику на небольшой срок (2-3 недели) целесообразна лишь при отсутствии других более удобных вариантов. Ведь в данном случае вы оголяете другой участок работы.

Право первой подписи
А теперь рассмотрим несколько рабочих ситуаций. Так, в соответствии с пп. 7.5, 7.6 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» право первой подписи на банковских документах (платёжных поручениях, чеках) принадлежит руководителю, а второй - главному бухгалтеру организации. Дополнительно правом первой или второй подписи могут быть наделены одновременно несколько сотрудников организации.

Составляем приказ правильно

Приказ № 22 о назначении временно исполняющего обязанности главного бухгалтера

В связи с уходом главного бухгалтера в очередной отпуск приказываю: назначить на период с 15 по 30 сентября временно исполняющим обязанности главного бухгалтера экономиста Тимкину Надежду Николаевну.

На указанный период ей передаётся право ведения бухгалтерского учёта, подписи за главного бухгалтера всех внутренних документов, бухгалтерской и налоговой отчётности.

Если замещающим руководителя и главного бухгалтера работникам вы хотите предоставить право подписи банковских документов на неопределённый (длительный) срок, то надо будет заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, нужно зафиксировать и образцы подписей замещающих лиц. Только тогда они смогут подписывать платёжные поручения и чеки.

Конечно, право первой или второй подписи замещающим лицам вы можете предоставить и временно. Тогда к уже имеющейся карточке надо оформить в банке временные карточки с образцами их подписей (п. 7.16 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И).

Если у вас в организации стоит система «Клиент - банк», то оформлять банковские карточки не придётся. Замещающим руководство сотрудникам надо будет просто передать ключи ЭЦП руководителя и главного бухгалтера для подписи электронных документов в названной системе. Это также надо указать в приказе о передаче полномочий руководителя и главбуха на время отпуска.

Кроме того, важно помнить следующее. Обычно главбух уходит в отпуск только после сдачи квартальной отчётности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Но в жизни бывает всякое! Если вы сдаёте отчётность через Интернет, случается, что налоговики просят продублировать уже сданную отчётность. Поэтому на всякий случай передайте замещающему главного бухгалтера сотруднику присвоенный организации сертификат электронной цифровой подписи, с помощью которого вы посылаете отчёты в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС через Интернет. Об этом тоже нужно упомянуть в приказе о передаче полномочий главбуха на время отпуска.

Если окажется, что во время отсутствия главного бухгалтера в организацию пришла налоговая проверка, её из-за отсутствия главного учетного работника отодвигать никто не будет: дата начала проверки соответствует дате вынесения решения инспекции о назначении проверки, и её срок начинает истекать с этого момента.

Приказ на время отпуска главного бухгалтера образец. Советы главному бухгалтеру, который собирается в отпуск

Определите заместителя

Если инспекторы запросят документы, срок можно продлить

Перед уходом в отпуск не забудьте доверить кассу другому сотруднику

Популярное