Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

ФАЙЛЫ 1 файл

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

• «Общие положения»,
• «Должностные обязанности»,
• «Права»,
• «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы» , вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Документ: Что должна уметь секретарша

Что должна уметь секретарша

Ни один руководитель мало-мальски серьезной фирмы не может обойтись без секретарши. К ней сходятся важнейшие потоки информации, а ведь в современном мире побеждают в конкурентной борьбе в первую очередь те предприятия, которые эффективнее управляют информационными потоками. Так что эта скромная сотрудница играет роль, гораздо более значительную, чем принято думать, а в чем-то, возможно, и определяющую для судьбы всего предприятия.

Современная секретарша - это не просто “девочка на телефоне”, периодически подающая шефу кофе, это настоящий диспетчер всего предприятия. Ей требуется держать в памяти множество фактов и цифр, рационально планировать рабочее время - свое и руководителя (а нередко - и его замов), грамотно вести делопроизводство. Плюс умение найти правильный подход и нужную интонацию в разговоре с самыми разными людьми - начиная от простого работяги (чей словарный запас ограничивается десятком слов, из которых в приличном обществе можно произнести лишь половину) и заканчивая высокоинтеллектуальным профессором из дружественного НИИ.

И при этом нужно всегда оставаться элегантной, обаятельной и доброжелательной: ведь секретарша - это лицо фирмы.

Должность секретаря - традиционно женская, хотя история донесла до нас сведения о многих легендарных секретарях-мужчинах (скажем, ни один из государственных деятелей сталинской эпохи не обошел в своих воспоминаниях фигуру Поскребышева - личного секретаря Сталина). Правда, сейчас на этой должности все чаще встречаются мужчины, но до полного “гендерного равноправия” тут еще далековато. Да и женщины, откровенно говоря, в силу особенностей своего ума и характера больше подходят для выполнения секретарских функций.

Что же должен знать и уметь секретарь? Впрочем, это уже вопрос второй. Вначале следует подумать, какими личными качествами должен обладать человек, претендующий на эту работу. Попробуем нарисовать себе образ идеального секретаря. Итак, очень желательно, чтобы он (она) обладал (обладала) такими качествами, как:

Хорошая память;

Способность быстро переключать свое внимание;

Способность принимать самостоятельные решения;

Высокий уровень стрессоустойчивости;

Пунктуальность;

Способность к выполнению монотонной работы;

Исполнительность;

Аккуратность;

Умение планировать свое рабочее время и расставлять приоритеты в делах;

Доброжелательность (поверьте, это немаловажное качество: неискреннюю улыбку “слышно” даже при разговоре по телефону);

Умение общаться с людьми разных социальных групп;

Способности психолога, “чувство шефа”.

К этому, разумеется, нужно добавить грамотную устную и письменную речь в сочетании с представительным внешним видом. Если фирма активно занимается внешнеэкономической деятельностью, в число необходимых качеств секретаря должно входить и владение иностранным языком (языками) в объеме, который определяется спецификой предприятия.

Как видим, найти подходящую кандидатуру на должность секретаря - задача не из легких. Секретарская работа под силу далеко не всем: кого-то напрочь выбивает из колеи любой начальственный выговор, кто-то имеет явно завышенную самооценку и воспринимает свою работу как одолжение, а немало и таких претенденток, которые свято уверены, что все секретарские обязанности сводятся к тому, чтобы периодически подавать шефу кофе и “создавать комфортные условия”.

Конечно, необходимая квалификация приобретается с опытом, поэтому солидные предприятия, давая объявления о вакансии секретаря, нередко ограничивают возраст претендентов (например, не моложе 30–35 лет). Но здесь имеется другая опасность: может оказаться, что новую работницу, имеющую большой опыт, переучить сложнее, чем выучить “с нуля” 20-летнюю девочку.

Но вот подходящий человек найден, и теперь необходимо посвятить его в тонкости работы. Основные обязанности секретаря фиксируются в рабочей инструкции (ее образец приведен ниже). Здесь же указываются требования к квалификации и чисто техническим навыкам (таким, как умение работать на компьютере, обращаться с факсом и другой оргтехникой, быстрый набор текста под диктовку и т. п.).

Однако в работе секретарши есть множество особенностей, которые в рабочей инструкции не пропишешь. Чтобы не случалось взаимных обид и незаслуженных упреков, секретаря желательно сразу проинструктировать о таких особенностях. Например, ей полезно будет узнать:

1. Как представляться по телефону? По этикету принято назвать компанию, а затем поздороваться, однако на практике многие руководители в целях безопасности не разрешают произносить название фирмы.

2. Какова формальная и фактическая иерархия сотрудников в компании? Нужно ли выполнять поручения других сотрудников и если да, то в какой очередности?

3. Как производить “фильтрацию” телефонных звонков? С кем соединять в любое время, а с кем не соединять никогда?

4. Каков порядок приема посетителей? Кто вхож к руководителю в любое время, без записи и без доклада?

5. Каков “ритуал” подачи чая и кофе? Что и когда предпочитает руководитель? В каких случаях чашку чая или кофе следует предложить посетителям?

6. Каков примерный распорядок рабочего дня и недели у руководителя?

7. Когда фактически заканчивается работа секретаря - в строго определенное время или после ухода руководителя?

В следующих номерах нашего еженедельника мы собираемся рассказать подробнее о некоторых нюансах “технологии” секретарской работы. А сейчас - рабочая инструкция. Напоминаем, что это всего лишь образец, который вы можете доработать по своему усмотрению, дописав туда недостающие, на ваш взгляд, пункты и вычеркнув лишние. И не забудьте обязательно ознакомить своего секретаря с этой инструкцией под расписку.

Алена Мышкина,
юрист

Сергей Коваль,
юрист

“Утверждаю” __________________ (_________________) (подпись) (ф. и. о.) Директор _____________________________________ (наименование предприятия, организации) “____” ____________ 200__ г.

Рабочая инструкция секретаря руководителя

I. Общие положения

1. Настоящая рабочая инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя (далее - секретарь).

2. Секретарь принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя предприятия с соблюдением требований Кодекса законов о труде Украины и действующего законодательства о труде.

3. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

II. Требования к квалификации

Секретарь должен знать:

1. Руководящий состав предприятия и его подразделений.

2. Организацию и содержание работы директора предприятия.

3. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции и другие материалы по ведению делопроизводства.

4. Правила оформления деловых писем с использованием типовых форм.

5. Правила обработки устной и письменной (документальной) информации.

6. Правила эксплуатации компьютерной техники и систем связи.

7. Технологические процессы обработки информации, рабочие инструкции, программы, макеты, нормативные и методические материалы по технике проведения и последовательности выполнения операций в компьютерных системах (сетях).

8. Технические требования к магнитным и лазерным дискам, другим используемым носителям информации, бумаге, расходным материалам для принтера и факса.

9. Правила орфографии и пунктуации (для русского и украинского языков), иметь навык высокой скорости набора текста.

10. Английский* язык в объеме, необходимом для работы.

11. Деловую речь и этику служебных отношений.

12. Правила внутреннего трудового распорядка.

13. Основы трудового законодательства, организации труда.

14. Правила и нормы охраны труда.

III. Задачи и обязанности

Секретарь обязан:

1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия.

2. Работать с информацией и документами, необходимыми для руководства, управления и взаимодействия структурных подразделений.

3. Получать от подразделений или исполнителей сведения, необходимые руководителю, вызывать по его поручению работников.

4. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, создавать благоприятные условия для его продуктивной работы.

5. Передавать и принимать информацию по факсу, электронной почте и т. п.

6. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать во время отсутствия руководителя принятые сообщения и доводить до его сведения их содержание.

7. Организовывать подготовку заседаний и совещаний, проводимых руководителем (собирать необходимые материалы, уведомлять участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, вести регистрацию и т. п.), оформлять протоколы.

8. Вести делопроизводство, принимать корреспонденцию, поступающую на имя руководителя, систематизировать в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям.

9. Отслеживать ход исполнения поручений, взятых на контроль, определять причины их несвоевременного исполнения, постоянно информировать об этом руководителя.

10. Знать местонахождение руководящих должностных лиц предприятия и других ключевых работников (по списку).

11. В соответствии с указаниями руководителя организовывать работу служебного автотранспорта, при необходимости заказывать сторонний транспорт, а также обеспечивать заказ билетов на поезда, самолеты и т. п. для руководства предприятия в случае командировки.

12. Принимать на подпись руководителю документы и личные заявления работников.

13. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения заявлений и предложений работников.

14. Формировать дела, обеспечивать их хранение и сдачу в архив в установленные сроки.

15. Соблюдать необходимые требования к компьютерной безопасности. Своевременно обновлять антивирусные базы, в ходе работы проверять все входящие файлы на наличие вирусов, не допускать работы в Интернете или локальной компьютерной сети без включенной антивирусной программы.

16. Не допускать установки на компьютер нелицензионного программного обеспечения и любых программ, не имеющих отношения к непосредственному исполнению служебных обязанностей. Установка любой программы должна быть санкционирована руководителем предприятия или системным администратором компьютерной сети.

17. Докладывать ответственному работнику обо всех обнаруженных отклонениях в работе компьютерного оборудования, об обнаруженных вирусах, а также программах, несанкционированно установленных на компьютере в отсутствие секретаря.

18. Соблюдать коммерческую тайну и принимать меры по ее защите:

18.1. Не оставлять без присмотра любые документы, в том числе на магнитных и лазерных носителях, не выносить их с предприятия без разрешения руководителя, не передавать другим лицам, не снимать без необходимости копии.

18.2. Не сообщать коллегам по работе информацию, не связанную напрямую с их обязанностями.

18.3. Не разглашать сведения, касающиеся технических средств обработки и хранения информации, в том числе компьютеров (пароли, коды, наименования и расположение файлов и каталогов, их содержание) и не допускать к ним лиц, не имеющих доступа, и посторонних.

19. Постоянно совершенствовать умения и навыки работы.

20. Выполнять отдельные служебные поручения руководителя.

Секретарь имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководителя предприятия, касающихся его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по усовершенствованию работы, связанной с его обязанностями.

3. Сообщать руководителю предприятия обо всех выявленных недостатках в деятельности предприятия и вносить предложения по их устранению.

4. Требовать и получать лично или по поручению директора предприятия у руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые информацию и документы.

5. Требовать от руководства предприятия содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

V. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией,- в пределах, установленных действующим законодательством Украины о труде.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности,- в пределах, установленных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством Украины.

3. За причинение предприятию материального ущерба - в пределах, установленных действующим гражданским законодательством и законодательством о труде Украины.

4. За разглашение коммерческой тайны - уголовную ответственность по ст. 232 Уголовного кодекса Украины.

VI. Взаимоотношения

1. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Для исполнения обязанностей и реализации прав секретарь взаимодействует:

2.1. С _____________________ по вопросам: ______________________

2.2. С _____________________ по вопросам: ______________________

Руководитель структурного подразделения.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Секретаря 1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации. 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю Службы секретариата. 1.4. Секретарь относится к категории специалистов. 1.5. Основными задачами секретаря являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации. 1.6. На время отсутствия секретаря (болезнь, отпуск и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, по представлению руководителя Службы секретариата. С момента назначения этого лица на должность секретаря, это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 1.7. В своей деятельности секретарь руководствуется: - законодательными актами РФ; -нормативными документами, регулирующих деятельность организации; - положениями о функциональных подразделениях организации; - приказами (указаниями) руководства организации; - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; - регламентом о ведении документооборота; - положением о Службе секретариата; - настоящей должностной инструкцией. 1.8. На должность секретаря назначаются лица с высшим либо средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей. 1.9. Секретарь должен владеть вопросами: - организации работы с документами, составления документации; - организации управленческого труда; - применение средств вычислительной и организационной техники; - культуры труда и служебной этики; - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. Также секретарь должен знать: - действующие постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, - положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства; - структуру и руководящий состав организации; - организацию делопроизводства; - методы оформления и обработки документов; - архивное дело; - машинопись; - правила пользования приемно-переговорными устройствами; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - правила печатания деловых писем, с использованием типовых форм; - основы этики и эстетики; - правила делового общения; - правила эксплуатации вычислительной техники; - правила внутреннего трудового распорядка. 2. ФУНКЦИИ На секретаря возлагаются следующие функции: 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам организации. 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в Департаментах, отделах, службах организации. 2.3. Документирование деятельности совещательных органов (конференции, рабочие группы, совещания) 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства организации.

2.5. Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних организационно-распорядительных

документов.

2.6. Контроль исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.

2.7. Анализ состояния исполнительской дисциплины по документообороту и разработка мер по ее улучшению.

2.8. Учет объема документооборота организации.

2.9. Оформление, отправление исходящих документов.

2.10. Оформление входящих и внутренних документов.

2.11. Формирование дел, в порядке предусмотренном соответствующими нормативными документами организации.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь должен:

3.1. Вести регистрацию организационно-распорядительных документов, с использованием установленных регистрационных форм.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Организации. 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним заключения, в пределах компетенции. 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации (телефон, факс и т. п.). 3.7. Вести прием посетителей. 3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 3.9. Использовать РС (необходимо расшифровать) как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия. 3.10. Выполнять отдельные поручения руководства. 4. ПРАВА Секретарь имеет право: 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации. 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления. 4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6. Работать с документами, имеющих гриф "Конфиденциально". 4.7. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.8. Взаимодействовать с Департаментами, отделами, службами организации (руководителями, сотрудниками) по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству организации. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь несет ответственность за: 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. 5.3. Сохранность документации. 5.4. За нарушение требований по соблюдению условий доступа, использования документов, содержащих конфеденциальную информацию. 5.5.За разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально". 5.6. За неисполнение, нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. 5.5. Некачественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов.

5.6. Невыполнение указаний и поручений руководства организации.

5.7. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ

Секретарь взаимодействует со всеми сотрудниками и руководителями Департаментов, отделов и служб организации по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно .
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:

— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

2. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.

2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:


3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности секретаря приемной руководителя_____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2.На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним специальным образованием и стажем работы по профилю не менее 2 лет.

1.3.Секретарь приемной находится в подчинении у __________________________________.

1.4.В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:

Законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;

Приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя);

Правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;

Методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;

Уставом предприятия;

Настоящей должностной инструкцией.

1.5.Секретарь приемной руководителя должен знать:

Нормативные правовые акты, иные руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

Правила пользования приемно-переговорными устройствами;

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

Основы этики и эстетики;

Структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

Организацию делопроизводства;

Методы оформления и обработки документов;

Архивное дело;

Машинопись;

Правила делового общения;

Основы организации труда и управления;

Правила эксплуатации вычислительной техники;

Основы административного права и законодательства о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

1.6.В период отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности возлагаются на его заместителя, назначаемого в установленном порядке, несущего полную ответственность за их должное выполнение.

2. Функции

На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:

2.1.Организация проведения телефонных переговоров руководителя.

2.2.Организационная подготовка заседаний и совещаний.

2.3.Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

2.4.Ведение делопроизводства.

2.5.Контроль выполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль.

2.6.Ведение контрольно-регистрационной картотеки.

2.7.Организация приема посетителей.

3. Должностные обязанности

Секретарь приемной обязан:

3.1.Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

3.2.Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.3.Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

3.4.Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.5.Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

3.6.Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.

3.7.Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.8.Составлять по поручению руководителя письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

3.9.Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

3.10.Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

3.11.Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

3.12.Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.13.Копировать документы на персональном ксероксе.

3.14.Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3.15.Осуществлять контроль исполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

3.16.Вести контрольно-регистрационную картотеку.

Секретарь приемной руководителя вправе:

4.1.Повышать свою квалификацию в установленном порядке.

4.2.Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.

4.3.Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4.4.Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.

5.Ответственность

Секретарь приемной руководителя ответственен за:

5.1.Невыполнение (недолжное выполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.

5.2.Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

5.3.Причинение материального вреда в определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / .
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— , Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. : заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________ (инициалы, фамилия)

(наименование организации, пред- ________________________

приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-

правовая форма) ностное лицо, уполномо-

ченное утверждать долж-

ностную инструкцию)

» » ____________ 20__г.

Должностная инструкция

секретаря руководителя

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

» » ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на

основании трудового договора с __________________________________________

(наименование должности лица, на которого

И в соответствии с

составлена настоящая должностная инструкция)

положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических

исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее

высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу

работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по

специальности не менее __________ лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение

от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению

1.4. Секретарь должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и

нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся

деятельности предприятия;

— положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению

делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— устав предприятия;

— организацию делопроизводства;

— методы оформления и обработки документов;

— архивное дело;

— машинопись;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,

производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю

________________________________________________________________________.

(предприятия, структурного подразделения)

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его

обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке,

которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за

надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. ______________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя

корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в

структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в

процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с

применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и

представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы

руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением

структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,

передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное

редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя,

записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его

сведения ее содержание, передает и принимает информацию по

приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т.п.), а также

телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию,

полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний,

проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение

участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),

ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия

изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков

выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми

средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,

создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы,

необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности

рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,

обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. _____________________________________________________________.

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по

совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными

настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному

руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих

должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

структурных подразделений и специалистов информацию и документы,

необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в

исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. ______________________________________________________________.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в

пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей

деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и

гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных

трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________

(наименование,

_____________________________.

номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

» » _____________ 20__г.

(инициалы, фамилия)

_____________________________

(подпись)

» » ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

» » _____________ 20__г.

«Командная работа настолько важна, что практически невозможно достичь высот ваших способностей или заработать желаемых денег, не достигнув успеха в команде» (Брайан Трейси). Сегодня будем говорить о том, как же создать такую команду, с которой вы будете достигать...

УТВЕРЖДАЮ:

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря руководителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы административного права и законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

• нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями руководителя Компании и непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией;
• правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Секретарь руководителя исполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

В случае служебной необходимости секретарь руководителя может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников Компании информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Секретарь руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

4.2. Оценка работы секретаря руководителя осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы секретаря руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

6. Право подписи

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «___» _______ 20__ г.