Акт приема-передачи трудовых книжек: особенности документа и требования к его составлению и оформлению. Как правильно составить акт приема-передачи трудовых книжек и в каких ситуациях он необходим

В статье подробно описывается порядок составления и форма такого документа, обстоятельства, предполагающие необходимость его оформления. Особое внимание уделяется работе комиссии и обязанностям уполномоченных лиц предприятия по соблюдению процедуры приема-передачи трудовых книжек и их хранению в организации в течение установленного срока.

Одним из самых важных кадровых документов является трудовая книжка. Так как это бланк строгой отчетности , контроль над его заполнением и сохранностью чрезвычайно высок. Для осуществления указанной деятельности руководитель назначает отдельного сотрудника.

В случае, если работник, которому вменена в обязанность данная кадровая задача, не может выполнять свои обязанности (при увольнении или по болезни), то возникает необходимость издания акта приема-передачи указанных кадровых документов новому сотруднику.

Как составить документ

Для наделения нового работника полномочиями, на предприятии составляется акт. Создание этого документа позволяет законно передать дела новому работнику, дополнительно оценивая качество работы предыдущего кадровика. Акт готовит специальная комиссия , состоящая из сотрудников нужной квалификации. Состав – не менее двух человек. Для утверждения комиссии выпускается соответствующих приказ, который визируется руководителем лично.

В приказе фиксируется следующая информация:

• правила формирования комиссии, ее численный и персональный состав;
• правила сбора информации, отражение результатов работы комиссии.

Комиссия должна проверить правильность заполнения трудовых книжек, ведения журналов и книг учета. Только после проведения проверки, дела передаются новому работнику.

Так как акт приема-передачи не имеет унифицированной формы , организации имеют право разработать ее на свое усмотрение. Форму желательно зафиксировать в своей учетной политике, чтобы при возникновении похожей ситуации не создавать документ заново.

Документ предпочтительно оформлять на бланке организации.

Требования к содержанию акта едины для организаций всех форм собственности. Обязательно включение следующей информации:

• реквизиты организации;
• дата и место создания акта;
• Ф.И.О. и должности лиц, которые участвуют в процессе приема-передачи;
• перечень участников комиссии;
• информация о результатах проверки.

Если информации много – возможно составление нескольких страниц. Все листы прошиваются суровой нитью. С обратной стороны на крепеже ставится печать организации и подпись уполномоченного лица, а также указывается текущая дата и число листов.

Для придания юридической силы документу важно, чтобы каждый член комиссии оставил на нем свою подпись. По завершении работы комиссии, готовый акт отправляется в архив организации до востребования.

Образец грамотного составления акта

Вся информация о трудовых книжках, как правило, собирается в таблице.

В графах указывается:

1. Ф.И.О. владельца.
2. Серия и номер документа.
3. Наличие вкладышей.
4. Примечания.

В шапке прописываются:

1. Реквизиты организации.
2. Дата создания.
3. Порядковый номер.
4. Утверждающая виза директора.

Ниже таблицы указывается общее число внесенных в нее документов.

Если дополнительно передаются пустые бланки, то составляется вторая таблица с их перечнем и описанием.

Акт завершается подтверждающими подписями членов комиссии. Рядом прописывается должность сотрудника и расшифровка подписи.

Обязанности и ответственность уполномоченного лица

Так как в трудовых книжках содержится информация о стаже работника, – контроль над их заполнением повышен. Согласно нормам действующего Законодательства полную ответственность за них несет работодатель.

Для грамотного учета работодатель может поручить дела отдельному сотруднику, обладающему нужной квалификацией.

Фиксируются его обязанности в должностной инструкции. Для наделения этого работника полномочиями издается приказ .

Документ составляется на бланке организации и содержит следующую информацию:

• цель создания;
• должность сотрудника, наделяемого полномочиями;
• должность работника, который будет выполнять обязанности ответственного лица при его отсутствии.

Приказ возлагает на лицо перечень обязанностей:

• грамотно вести трудовые книжки (принятие на работу, увольнение, дисциплинарные взыскания, награды, исправление ошибок);
• осуществлять учет в расходно-приходной книге учета бланков и в книге учета;
• нести ответственность за сохранность книжек.

Работа с кадрами накладывает определенную ответственность. Работодатель вправе назначить дисциплинарное взыскание в случае допущения ошибок . Такая ситуация оформляется приказом. В зависимости от степени допущенной оплошности применяются следующие наказания:

• устное замечание;
• выговор с занесением в личное дело;
• увольнение;
• компенсация материального ущерба.

Работник имеет право обжаловать дисциплинарное взыскание, если имеет основания не согласиться с ним. Разрешением споров по обжалованию занимается трудовая инспекция или суд.

В некоторых случаях, при несоблюдении должностной инструкции, сотрудник может столкнуться с материальной ответственностью :

• при несвоевременном предоставлении книжки работнику (если это послужило препятствием при устройстве на новую работу, в связи с чем сотрудник получил финансовые потери);
• при некорректном заполнении причины увольнения, которая помешала сотруднику устроиться на новую работу – в этом случае уволенный работник имеет право потребовать возмещения морального вреда в судебном порядке.

В особо редких случаях может наступить уголовная ответственность :

• если работодатель нарушил права сотрудника, предоставив ему заведомо ложную информацию — в этом случае суд обяжет организацию выплатить штраф, либо лишит должностное лицо полномочий на срок от двух до пяти лет;
• внесение в документы недостоверных данных влечет за собой ответственность в виде штрафа, назначения исправительных работ или лишения свободы;
• порча документов, кража с корыстной целью – штрафные санкции, либо исправительные работы.

Вопросы достоверности информации в трудовой книжке и контроля ведения указанных кадровых документов рассмотрены в нижеследующем информационном видео.

Как видно, для осуществления функций по ведению трудовых книжек от сотрудника требуется предельная внимательность. Поэтому постоянное повышение квалификации в своей сфере тщательный инструктаж назначенного лица позволят предотвратить возникновение спорных ситуаций между работниками организации и руководством.

Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.

Как оформляется акт приема-передачи трудовых книжек? Образец можете посмотреть здесь:

О списании испорченных бланков

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки. Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.

Об отказе от получения ТК

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа. В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления. Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться в отдел кадров, или дать разрешение на их пересылку почтой. В случае отказа, он вправе оформить акт об отказе в получении трудовой книжки.

О непредоставлении трудовой книжки

Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но бланк для оформления рабочих отношений не сдал работодателю.

Требования к оформлению

Для оформления используется бланк, разработанный компанией, или утвержденная форма.

Обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

• наименование компании;
• название;
• дата подписания и номер;
• место составления;
• заголовок;
• подпись руководителя и ответственных за составление лиц.

Акт передачи трудовой книжки - незаменимый документ. Учет и сохранность документов лежат на работодателе. Это закреплено законом. Что указывается в акте приема-передачи трудовой книжки?

Если дело касается кадровой службы, обязательно составляется акт передачи трудовых книжек. В документе приводится перечень бланков строгой отчетности и вкладышей к ним. В акте приема-передачи трудовой книжки обязательно указываются ответственные лица: сдающий документы и принимающий. Процесс сдачи происходит в присутствии специальной комиссии, итоги отражаются в акте приема-передачи трудовой книжки работнику.

Образец акта передачи трудовой книжки

Законодатель четко не указывает на необходимость составления акта передачи трудовой книжки внутри предприятия. Но, исходя из целесообразности мероприятия, руководитель имеет право издать локальный документ, где узаконить такую необходимость. Им может стать приказ или распоряжение по кадровой службе. Назначается комиссия, которая проведет проверку журналов движения трудовых, сверит достоверность данных и посчитает количество документов.

По итогам проверки составляется акт передачи трудовой книжки работнику, который теперь отвечает за сохранность и учет вверенных ему документов (согласно приказу).

Акт приема-передачи трудовой книжки в обязательном порядке заполняется в присутствии комиссии. В ее составе должны быть:

• Передающий документы – кадровый работник или другое ответственное лицо.
• Принимающий бланки строгой отчетности.
• Юрисконсульт организации.
• Заместитель руководителя (один из них).
• Глава кадровой службы (если есть отдельное подразделение).

По окончании заполнения образца акта передачи трудовой книжки, все члены комиссии заверяют документ личной подписью, подтверждая актуальность указанных данных.

скачать)

Несмотря на то, что законодатель позволяет составлять акт передачи трудовой книжки в свободной форме, необходимо указать в нем как можно больше информации о передаваемой документации. Удобно систематизировать данные в табличном виде с указанием таких пунктов:

• Акт приема-передачи трудовой книжки работнику обязательно содержит порядковый номер.
• Ф.И.О. каждого сотрудника, чья книжка о труде хранится и будет передана ответственному лицу – обязательно указывается должность работника.
• Номер книжки, серия, наличие и номера вкладышей обязательно указываются в акте приема-передачи трудовой книжки работнику
• Дата, когда книжка была заведена (если новая) или поступила на хранение в кадровую службу (при приеме на работу).
• Примечания – необходимо отразить данные, характеризующие состояние трудовой книжки. Например, что она ветхая или была невостребованная при увольнении работником.

Как с помощью акта передать трудовую книжку сотруднику?

По закону все книжки о труде хранятся в кадровой службе и должны быть переданы на руки сотруднику в момент его увольнения или перевода на другое предприятие. Работодатель может обезопасить себя от претензий работнику о невыдаче книжки, составив акт передачи трудовой книжки. В документе (составляется в произвольной форме) отражаются:

• Сведения об отработанном перед увольнением времени (14 дней).
• Дате, когда книжка была передана на руки.
• Данные, что сотрудник не имеет претензий.
• Личная подпись работника.

Акт передачи трудовой книжки работнику хранится в архиве вместе с приказом на увольнение и другими документами по кадровой службе.

Если сотрудник переходит на другое предприятие и данные трудовые отношения оформляются переводом – между двумя руководителями может быть подписан акт приема-передачи трудовой книжки. В документе отражается информация о том, что бланк строгой отчетности переходит на хранение от старого работодателя к новому.

скачать)

Правильное ведение и учет кадровых документов – гарантия, что работодатель не только соблюдает права сотрудников, но и не станет в будущем объектом судебного разбирательства. Поэтому так важно составлять акт передачи трудовых книжек при необходимости – увольнение кадрового работника, смена собственника или плановая проверка.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК РФ , п. 4 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

При поступлении на работу работник должен передать трудовую книжку своему работодателю (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И уже работодатель в дальнейшем будет отвечать за ее сохранность. Конечно, если трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку заводит сам работодатель. Также трудовая книжка не предъявляется, если работник устраивается по совместительству.

А в каких случаях составляется акт приема-передачи трудовых книжек и по какой форме, расскажем в нашей консультации. Примерную форму акта приема-передачи трудовых книжек (бланк) скачать можно будет по ссылке, приведенной в конце нашего материала.

Прием-передача трудовых книжек

Первоначально прием-передача трудовых книжек происходит при трудоустройстве работника. И при желании акт о передачи книжки от работника к работодателю может быть составлен уже на этом этапе. Однако закон такого не требует и на практике такой акт обычно не составляется.

После передачи трудовой книжки работодателю на него возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Непосредственно ответственного за трудовые книжки работника работодатель назначает своим приказом (распоряжением) (п. 45 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Как составить такой приказ, мы рассказывали в отдельной .

Передача трудовых книжек работников этому ответственному лицу может производиться по акту приема-передачи, составляемому в произвольной форме. Также акт потребуется в том случае, когда в связи со сменой лица, ответственного за трудовые книжки, они передаются от одного работника к другому.

В акте, подготавливаемом обычно на фирменном бланке организации, указываются лица, между которыми происходит передача трудовых книжек (их Ф.И.О, должности), приводится перечень передаваемых трудовых книжек (с указанием их владельцев и номеров, при необходимости добавляются примечания). В акте должна быть приведена дата передачи, а сам акт заверяется подписями лица, сдавшего трудовые книжки, и сотрудника, их принявшего.

Приведем для акта приема-передачи трудовых книжек образец его заполнения. Примерную форму акта приема-передачи трудовых книжек (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке.

А нужно ли составлять акт приема-передачи трудовой книжки работнику? Напомним, что с целью учета трудовых книжек у работодателя должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Форма такой книги утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. И при увольнении работника в этой книге указывается дата выдачи на руки трудовой книжки, а также проставляется подпись работника. Это и будет подтверждением того, что трудовая книжка была выдана работнику на руки. Составлять дополнительно еще и акт приема-передачи трудовой книжки не нужно.

Если же работник не забрал книжку лично, а написал , акт также не нужен. Подтверждением передачи трудовой книжки работнику будут почтовая квитанция с описью вложения.

Есть только один случай, когда не увольняющемуся работнику выдается на руки оригинал трудовой книжке. В случае, если она понадобилась работнику в целях обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения пенсии) (ст. 62 ТК РФ). В этом случае трудовая книжка выдается работнику на основании его . И тогда нужно будет оформить акт приема-передачи книжки от работодателя к работнику по образцу, приведенному выше. А при возвращении трудовой книжки составить обратный акт.